Arbeiten mit Stempelkarten und der Tagesbetreuung
Die 10er-Karte für die Hundetagesstätte: flexibler als das Abo, ideal für Gäste, die unregelmäßig kommen — und auf Wunsch darf sogar die Gruppenstunden-Karte einspringen.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren — alles, auch die Kartenvorlagen im Menü Leistungen, Reiter Stempelkarten (das Menü sehen nur Administratoren).
- BackOffice (Büro & Buchhaltung) — Karten in der Kundenkartei und die Übersicht unter Finanzen → Multipässe.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) — Karten in der Kundenkartei; Finanzen → Multipässe nur, wenn unter System → Einstellungen im Bereich „Berechtigungskonfiguration für BackOffice-Rolle" der Schalter „Finanzen: Multipässe" an ist.
- Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — der Reiter „Digitale Stempelkarten (Multipässe)" in der Kundenkartei: Karte ausgeben, einsehen, bearbeiten, Leerbuchungen. Nicht: Finanzen → Multipässe.
- Deine Kunden — sehen ihre Karten im Kundenbereich unter „Stempelkarten (Multipässe)", wenn unter System → Einstellungen → Kundenbereich „Tab: Stempelkarten (Multipässe) anzeigen" an ist. Selbst kaufen können sie nur Karten mit dem Haken „Für Direktbuchung im Kundenbereich freischalten".
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- „Es wurde ein neuer Multipass gebucht" — an dich (Firmenadresse), jedes Mal, wenn eine Karte angelegt wird — egal ob du sie ausgibst oder der Kunde sie kauft. Automatisch.
- „Ihrem Konto wurde ein neuer Multipass hinzugefügt" — an den Kunden, wenn er die Karte im Kundenbereich unter „Stempelkarten online buchen" selbst kauft. Automatisch. Gibst du die Karte in der Kundenkartei aus, bekommt der Kunde keine Mail.
- Rechnung — an den Kunden, wenn er eine Karte selbst kauft: im Kundenbereich unter „Stempelkarten online buchen" oder direkt beim Anmelden zu einem Gruppentermin. Nur, wenn unter System → Einstellungen → Kundenbereich „[Onlinebuchung digitale Stempelkarten (Multipässe)]: Automatische Rechnung" an ist.
Karte bearbeiten, Leerbuchung, archivieren und löschen verschicken nichts. Die beiden Hinweis-Mails nutzen die Vorlage „Systembenachrichtigung (Standard)" unter Layout → Vorlagen.
Einrichten in vier Schritten
- Betreuungsleistung prüfen: Leistungen → Tagesbetreuung → Stift an der Leistung. Im Kasten „Zahlung via Standard-Multipass / Einheiten auf Abo" steht bei „Anzahl der Einheiten", wie viele Einheiten eine Reservierung kostet (Vorgabe 1; so staffelst du zum Beispiel halb- und ganztags).
- Karte anlegen: im Kasten „Tagesbetreuung" → „Leistung für Tagesbetreuung hinzufügen" → „Multipass", zum Beispiel 10 Einheiten, Multipass-Leistung = die Betreuungsleistung, Kartenpreis. Details: Wie erstelle ich eine Stempelkarte?
- Karte ausgeben: Kunde → Reiter „Digitale Stempelkarten (Multipässe)" → „Multipass hinzufügen".
- Optional — Gruppen-Karte als Ersatz: An der Betreuungsleistung im Kasten „Zahlung via Multipass für Gruppen" „Zahlung per Gruppenmultipass aktivieren" anhaken, „Anzahl der Einheiten" und die „Multipass-Leistung" der Gruppen-Karte wählen.
Wie die Abrechnung dann läuft
- Betreuungs-Abo des Hundes (falls vorhanden — das Abo geht immer vor),
- Tagesbetreuungs-Karte des Kunden,
- Gruppen-Karte (nur, wenn in Schritt 4 aktiviert),
- Rechnung — eine Reservierung scheitert nie am Zahlweg.
Löschst du die Reservierung oder storniert der Kunde, bekommt die Karte die Einheit zurück.
So prüfst du, ob es geklappt hat: Multipass-Details → Kasten „Buchungen Tagesbetreuung": jeder Tag mit Tier und Einheiten. Karten, die über die Gruppen-Karte gezahlt wurden, stehen in den Details der Gruppen-Karte.
Worauf du achten musst
- Die Karte gilt für alle Hunde des Kunden.
- Neue Betreuungsleistung = neue Karte: Legst du für eine Preiserhöhung eine neue Leistung an, zahlen alte Karten nur die alte Leistung.
- Nicht erschienen: Der Tag bleibt abgezogen, bis du die Reservierung löschst.
- Restguthaben: Stempelkarte einsehen.
Vertiefung: Tagesbetreuung & Pension · Die Zahlweiche
Stempelkarten und Fahrdienst
Mit dem Haken Fahrtkosten inbegriffen (Tagesbetreuung mit Fahrdienst) an der Stempelkarten-Leistung laufen auch Tage mit Fahrdienst über die Karte, ohne Fahrtkosten. Ohne Haken wird ein Tag mit Fahrdienst einzeln berechnet (Betreuung und Fahrtkosten), sofern an der Leistung Fahrtkosten hinterlegt sind. Der Haken gilt ab dem Verkauf: schon verkaufte Karten behalten ihren Stand.