Wenn sich ein Kunde für einen Gruppentermin anmeldet, entscheidet PetWorkers automatisch, wie die Teilnahme bezahlt wird: über ein Abonnement, über eine Stempelkarte (Multipass) oder als Einzelbuchung auf Rechnung. Diese Seite erklärt die Entscheidungsreihenfolge Schritt für Schritt, nennt alle Voraussetzungen je Zahlweg und hilft bei der Fehlersuche, wenn eine Buchung nicht wie erwartet verrechnet wird.

▶ Video-Anleitung: Tutorial 3: Leistungen, Stempelkarten & Abos im Zusammenspiel  ·  S203: Stempelkarten & Abos anlegen — ab Min. 9:10

1. Die Entscheidungsreihenfolge auf einen Blick

Bei jeder Terminbuchung prüft das System die Zahlwege immer in dieser festen Reihenfolge — genommen wird der erste Weg, der passt:

1. Abonnement — nur wenn an der Gruppe die Zahlungsmethode „Abonnement" aktiviert ist und für den gebuchten Hund ein passendes Abo mit ausreichendem Restkontingent im Monat des Termins existiert.
2. Stempelkarte (Multipass) — nur wenn an der Gruppe „Multipass" aktiviert ist und der Kunde eine gültige Stempelkarte für genau die Leistung der Gruppe mit ausreichend Resteinheiten besitzt.
3. Einzelbuchung auf Rechnung — wenn an der Gruppe „Einzelbuchung (auf Rechnung)" aktiviert ist. Dieser Weg schlägt nie fehl: Es entsteht eine offene Leistungsposition, die später über die Leistungsverwaltung abgerechnet wird.

Passt keiner der drei Wege (weil die jeweiligen Zahlungsmethoden an der Gruppe abgeschaltet sind oder Abo/Karte nicht ausreichen und die Einzelbuchung deaktiviert ist), wird die Buchung komplett verworfen. Der Kunde sieht dann: „Es konnte keine passende Zahlungsmethode gefunden werden. Die Buchung wurde nicht durchgeführt."

Merksatz: Abonnements sind hundegebunden — sie gelten für genau ein Tier. Stempelkarten sind kundengebunden — sie gelten automatisch für alle Tiere desselben Kunden, sofern die Leistung passt.

2. Voraussetzungen: Wann greift das Abonnement?

Das System bucht auf ein Abo, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• An der Gruppe ist unter Zahlungsmethoden das Häkchen „Abonnement" gesetzt.
• Es existiert ein Abo-Buchungssatz für genau den gebuchten Hund (nicht nur für den Kunden).
• Die Leistung des Abos ist identisch mit der Leistung, die an der Gruppe als „Zu berechnende Leistung pro Gruppenstunde" hinterlegt ist.
• Der Buchungssatz gehört zum Monat und Jahr des Termins — nicht zum Zeitpunkt der Buchung! Wer im August einen September-Termin bucht, braucht einen September-Buchungssatz. Existiert der noch nicht (weil die Abo-Verlängerung für September noch nicht durchgeführt wurde), findet das System kein Abo.
• Das Restkontingent reicht: verbrauchte Einheiten plus der Einheitenbedarf des Termins (Feld „Faktor / Anzahl der Einheiten pro Gruppenstunde" an der Gruppe) dürfen das Abo-Limit nicht überschreiten.

Der Kunde sieht in der Buchungsvorschau: „Sie buchen X Einheiten auf Abonnement #… mit X von X verfügbaren Einheiten." Reicht das Kontingent nicht: „Es ist kein Abonnement mit ausreichendem Kontingent mehr verfügbar." Existiert gar keins: „Es ist kein Abonnement verfügbar."

Wichtig zu wissen: Abo-Buchungssätze für den Folgemonat entstehen nicht automatisch. Du führst die Verlängerung manuell durch: Finanzen → Abonnements, Button „Verlängerung der Abonnements jetzt durchführen". Details auf der Seite „Abonnements".

3. Voraussetzungen: Wann greift die Stempelkarte?

• An der Gruppe ist unter Zahlungsmethoden das Häkchen „Multipass" gesetzt.
• Der Kunde (Halter) besitzt eine Stempelkarte, deren hinterlegte „Multipass-Leistung" exakt der Gruppen-Leistung entspricht.
• Die Karte hat genügend Resteinheiten für den Einheitenbedarf des Termins.
• Die Karte ist gültig: Das Feld „Gültig bis" liegt heute oder in der Zukunft — oder ist leer (unbegrenzt gültig).

Der Kunde sieht: „Sie buchen X Einheiten auf Multipass #… mit X von X verfügbaren Einheiten." Bei zu wenig Resteinheiten: „Es ist kein Multipass mit ausreichendem Kontingent mehr verfügbar.", sonst: „Es ist kein Multipass verfügbar."

Da zuerst das Abo geprüft wird, gilt: Hat der Hund ein passendes Abo mit Restkontingent, wird immer zuerst das Abo belastet — die Stempelkarte bleibt unangetastet, selbst wenn beide vorhanden sind.

4. Wann entsteht eine Einzelbuchung auf Rechnung?

Greift weder Abo noch Karte (oder sind beide Zahlwege an der Gruppe abgeschaltet), legt das System bei aktivierter Zahlungsmethode „Einzelbuchung (auf Rechnung)" eine Leistungsposition an — der Kunde sieht: „Sie buchen für … auf Rechnung." Diese Position erscheint anschließend als „unberechnet" in der Leistungsverwaltung und wird von dort — einzeln oder gesammelt über den Rechnungsassistenten — in eine Rechnung übernommen. Der Termin selbst ist unabhängig davon sofort gebucht.

Sicherheitsnetz beim Speichern der Gruppe: Entfernst du versehentlich alle drei Zahlungsmethoden-Häkchen, aktiviert das System beim Speichern automatisch wieder die Einzelbuchung. Der Formular-Hinweis sagt es wörtlich: „Falls Sie keine Auswahl treffen, wird automatisch die Einzelbuchung auf Rechnung aktiviert."

5. Wann wird abgebucht — und wann zurückgebucht?

• Abgebucht wird bei der Anmeldung, nicht beim Erscheinen. Es gibt keinen nachgelagerten „Anwesenheit bestätigen"-Schritt: Sobald die Teilnahme eingetragen ist (durch den Kunden online oder durch dich im Termin), zählt die Einheit als verbraucht bzw. die Rechnungsposition ist angelegt.
• Beim Stornieren wird das Kontingent vollständig zurückgegeben: Abo bzw. Karte werden neu berechnet, eine als „aufgebraucht" markierte Karte wird dabei automatisch wieder aktiv. Bei Einzelbuchungen gilt: Ist die Position noch nicht abgerechnet, wird sie ersatzlos gelöscht; ist die Rechnung bereits abgeschlossen, bleibt die Position bestehen und das System erstellt automatisch eine Gutschrift („Gutschrift für nicht wahrgenommene Teilnahme am …").
• Online-Storno durch den Kunden ist nur innerhalb der Frist möglich (Feld „Online-Absage möglich vor dem Termin (in Stunden)" am Gruppentermin, Standard 48). Mitarbeiter können jederzeit stornieren — auch nach der Frist wird das Kontingent zurückgegeben.
• Manuelle Korrekturen: Über Leerbuchungen/Nachbuchungen kannst du Abo- oder Kartenkontingent unabhängig von echten Terminen be- oder entlasten (z. B. +5 Kulanz-Einheiten oder Abzug bereits extern genutzter Tage).

6. Aufgebraucht und abgelaufen — was passiert dann?

• Erreicht ein Abo-Buchungssatz oder eine Stempelkarte ihr Limit, markiert das System den Datensatz automatisch als „aufgebraucht" (Vermerk: „(aufgebraucht).").
• Diese Markierung ist nur eine Statusanzeige — bei jeder Buchung wird das tatsächliche Restkontingent frisch nachgerechnet. Nach einem Storno „lebt" eine aufgebrauchte Karte deshalb automatisch wieder auf.
• Eine abgelaufene Stempelkarte (Gültig-bis-Datum überschritten) wird bei der Zahlweg-Suche schlicht übersprungen — der Kunde rutscht auf den nächsten Zahlweg (meist Einzelbuchung), ohne Warnung.
• Aufgebrauchte und abgelaufene Karten räumst du in der Multipass-Verwaltung per Knopfdruck auf: „Aufgebrauchte Multipässe automatisch archivieren" / „Abgelaufene Multipässe automatisch archivieren". Das Archivieren ist reine Ordnung — es ändert nichts an der Abrechnung.

7. Sonderfall Tagesbetreuung: vier Stufen statt drei

Die Tagesbetreuung nutzt dieselbe Logik, aber mit einer Stufe mehr und ohne Abbruch-Möglichkeit:

1. Abo (Tagesbetreuungs-Abo des Hundes),
2. Tagesbetreuungs-Stempelkarte des Kunden,
3. Gruppen-Stempelkarte als Ersatz — nur wenn an der Betreuungs-Leistung „Zahlung per Gruppenmultipass aktivieren" eingeschaltet ist (mit eigener Einheitenzahl und Ziel-Leistung),
4. Einzelbuchung auf Rechnung — greift immer als letzte Stufe; eine Tagesbetreuungs-Reservierung kann also nie an der Zahlweg-Suche scheitern.

Auch Kurse kennen eine Variante: Dort gibt es kein Abo, sondern nur „Zahlung per Gruppen-Multipass" (mit eigener Einheitenzahl je Kurs, Standard 3) und sonst die automatische Einzelrechnung für den gesamten Kurs. Dieselbe Option „Zahlung per Gruppen-Multipass" gibt es außerdem je Einzeltermin — die Gruppen-Stempelkarte ist damit die universellste Karte im System: Sie kann (wo jeweils aktiviert) Gruppenstunden, Kurse, Einzeltermine und die Tagesbetreuung bezahlen. Wer es übersichtlich mag, bleibt trotzdem bei je einer Kartenart pro Bereich.

8. Fehlersuche: „Warum wird nichts / das Falsche abgebucht?"

• „Der Kunde hat ein Abo, aber es wird auf Rechnung gebucht." Prüfe in dieser Reihenfolge: (1) Ist „Abonnement" an der Gruppe überhaupt aktiviert? (2) Läuft das Abo auf diesen Hund? Ein Abo des Zweithundes zählt nicht. (3) Stimmt die Leistung des Abos mit der Gruppen-Leistung überein? (4) Existiert der Buchungssatz für den Monat des Termins? Häufigster Fall: Die Verlängerung für den Folgemonat wurde noch nicht durchgeführt. (5) Ist noch Kontingent frei?
• „Die Stempelkarte wird nicht angetastet." (1) Ist „Multipass" an der Gruppe aktiviert? (2) Lautet die Karte auf exakt die Gruppen-Leistung? Eine Karte für „Einzeltraining" zahlt keine „Gruppenstunde". (3) Ist die Karte noch gültig und hat Resteinheiten? (4) Hat der Hund parallel ein passendes Abo? Dann gewinnt immer das Abo.
• „Die Buchung wird komplett abgelehnt." Meldung „Es konnte keine passende Zahlungsmethode gefunden werden": Abo/Karte reichen nicht und die Einzelbuchung ist an dieser Gruppe deaktiviert. Entweder Einzelbuchung aktivieren oder dem Kunden Abo/Karte verkaufen.
• „Der Kunde kann gar nicht erst buchen." Das liegt vor der Zahlweiche: Kunde nicht angemeldet oder nicht „Für Buchungen freigeschaltet" (Kontakt-Formular, Bereich Accountverwaltung — offene Fälle zeigt das Dashboard-Feld „FREISCHALTUNG"); Gruppe per Kontaktgruppen eingeschränkt und Kunde fehlt die Freigabe „Buchung freigeschaltet"; Anmeldeschluss überschritten; Termin voll (ohne Warteliste); kein Tier registriert. Die jeweilige Meldung auf der Buchungsseite benennt die Ursache.
• „Der Kunde soll eine neue Karte online kaufen können, sieht aber keine." Der Direktkauf im Buchungsdialog erscheint nur, wenn die Stempelkarten-Leistung das Häkchen „Für Direktbuchung im Kundenbereich freischalten" trägt und ihre Multipass-Leistung zur Gruppe passt. Zusätzlich verhindert ein Duplikatschutz den Kauf, solange eine ungenutzte, gültige Karte derselben Leistung existiert: „Es existiert bereits ein ungenutzter Multipass für diese Leistung."
• Kontrolle im Einzelfall: Öffne den Termin in der Terminverwaltung — die Teilnehmerliste zeigt je Buchung die gewählte Zahlweise (Abo/Multipass/Einzelbuchung) samt Belegnummer und Rechnungsstatus (rot = unberechnet/Entwurf, orange = offen/teilbezahlt, grün = bezahlt). Der Kunde sieht dieselben Angaben in seinem Kundenbereich.

9. Empfehlung für die Praxis

• Lass an normalen Gruppen alle drei Zahlungsmethoden aktiv — die Reihenfolge Abo → Karte → Rechnung sorgt von selbst für die richtige Verrechnung.
• Deaktiviere die Einzelbuchung nur dort, wo Teilnahme ohne Abo/Karte ausdrücklich nicht möglich sein soll (z. B. reine Abo-Gruppen) — und rechne damit, dass Buchungen dann scheitern können.
• Führe die Abo-Verlängerung rechtzeitig vor Monatsbeginn durch, damit Kunden Termine des Folgemonats aufs Abo buchen können.