Abo, Stempelkarte oder Rechnung? Die Zahlweiche

Bei jeder Buchung entscheidet PetWorkers selbst, wie sie bezahlt wird: über ein Abo, über eine Stempelkarte oder als Einzelbuchung auf Rechnung. Diese Entscheidung heißt hier Zahlweiche. Du stellst sie nicht bei jeder Buchung ein, sondern einmal — an der Gruppe, am Kurs, an der Veranstaltung, am Einzeltermin und an der Betreuungsleistung. Diese Seite zeigt die Reihenfolge je Bereich, was jeweils stimmen muss und wie du Fehler findest.

1. Die Regel in einem Satz

PetWorkers prüft die Zahlwege immer in derselben Reihenfolge und nimmt den ersten, der passt: Abo → Stempelkarte → Rechnung. Hat ein Hund also ein passendes Abo mit freien Einheiten, bleibt die Stempelkarte unangetastet — auch wenn beide vorhanden sind.

• Abos gelten für ein Tier und für den Monat des Termins.
• Stempelkarten gelten für alle Tiere des Kunden, bis sie leer oder abgelaufen sind.
• Beide zahlen nur Buchungen mit genau ihrer Leistung.

2. Gruppenstunden

Die Zahlungsmethoden stellst du an der Gruppe ein: Hundeschule → Gruppen → Stift → Abschnitt mit „Einzelbuchung (auf Rechnung)", „Abonnement" und „Multipass". Ab Werk sind alle drei angehakt.

Bei jeder Anmeldung — online durch den Kunden oder durch dich — geht PetWorkers so vor:

1. Abonnement, wenn an der Gruppe erlaubt und alles passt:
   • ein Abo für genau diesen Hund,
   • die Abo-Leistung ist die Leistung des gebuchten Tarifs (Abschnitt „Tarife (Leistung + Faktor)“ der Gruppe),
   • der Monats-Buchungssatz für den Monat des Termins existiert — wer im August einen Septembertermin bucht, braucht den September,
   • die freien Einheiten reichen für den Faktor des Tarifs.
2. Multipass, wenn an der Gruppe erlaubt und der Kunde eine Karte mit genau der Leistung des Tarifs hat, die nicht abgelaufen ist und genug Resteinheiten hat.
3. Einzelbuchung (auf Rechnung), wenn an der Gruppe erlaubt. Es entsteht eine offene Position in der Leistungsverwaltung. Dieser Weg klappt immer.
4. Passt nichts (weil zum Beispiel nur „Abonnement" erlaubt ist und kein Abo reicht), wird die Buchung nicht angelegt: „Es konnte keine passende Zahlungsmethode gefunden werden. Die Buchung wurde nicht durchgeführt."

Der Kunde sieht vor dem Absenden im Kasten „Zahlungsoptionen für diese Buchung", welche Karten und Abos er für diesen Termin hat. Fehlt eine passende Karte, bietet die Seite freigeschaltete Karten zum Kauf an.

3. Tagesbetreuung

Jede Reservierung prüft vier Stufen und scheitert nie am Zahlweg:

1. Abo des Hundes für den Monat des Betreuungstags, wenn der Monat noch nicht als aufgebraucht markiert ist und die Einheiten reichen.
2. Tagesbetreuungs-Karte des Kunden für genau diese Betreuungsleistung.
3. Gruppen-Karte als Ersatz — nur, wenn an der Betreuungsleistung „Zahlung per Gruppenmultipass aktivieren" angehakt ist (mit eigener „Anzahl der Einheiten" und „Multipass-Leistung").
4. Einzelbuchung auf Rechnung — immer als letzte Stufe.

Wie viele Einheiten eine Reservierung kostet, steht an der Betreuungsleistung im Kasten „Zahlung via Standard-Multipass / Einheiten auf Abo" im Feld „Anzahl der Einheiten" (Vorgabe 1).

4. Einzeltermine

1. Gruppen-Karte — nur, wenn am Termin im Kasten „Zahlung per Gruppen-Multipass" die Option „Zahlung per Gruppen-Multipass aktivieren" gesetzt ist (mit „Anzahl der Einheiten", Vorgabe 3, und „Leistung"). Diese Einstellung lässt sich nach dem Speichern nicht mehr ändern.
2. Einzeltermin-Karte des Kunden mit genau der Leistung des Termins und genug Resteinheiten.
3. Rechnung — sonst eine offene Position.

Ein Abo gibt es bei Einzelterminen nicht. Hat der Termin Fahrtkosten, zählt nur eine Einzeltermin-Karte mit „Fahrtkosten inbegriffen“ — dann ohne Fahrtkosten; sonst gehen Termin und Fahrtkosten zusammen auf Rechnung. Das gilt beim Anlegen im Büro wie bei der Online-Buchung. Löschst du den Termin, bekommt die Karte ihre Einheiten zurück.

5. Kurse

Kurse kennen kein Abo. Ist im gebuchten Tarif die „Zahlung per Gruppen-Stempelkarte (Multipass)" aktiv und der Kunde hat eine Gruppen-Karte mit der dort eingestellten Leistung und genug Resteinheiten, zahlt die Karte. Sonst entsteht eine Rechnungsposition für den ganzen Kurs.

Im Einzelnen:

1. Gruppen-Karte — nur, wenn im gebuchten Tarif unter „Zahlung per Gruppen-Stempelkarte (Multipass)" der Haken „Aktiv" gesetzt ist. Abgezogen werden die „Einheiten (Verbrauch)" des Tarifs, unabhängig vom Faktor. Die Karte muss zur Leistungsart Gruppenstunden gehören, genau die eingestellte „Leistung (Stempelkarte)" bezahlen und darf nicht abgelaufen sein. PetWorkers prüft dabei nur die am wenigsten genutzte passende Karte des Kunden.
2. Rechnung — sonst eine offene Position mit der Leistung des gebuchten Tarifs und seinem Faktor als Menge, einmal für den ganzen Kurs.

Die Kursseite zeigt dem Kunden bei jedem Tarif, ob er über seine Stempelkarte oder auf Rechnung bucht.

Veranstaltungen

Veranstaltungen zahlen wie Kurse: mit einer Gruppen-Karte, wenn im gebuchten Tarif die „Zahlung per Gruppen-Stempelkarte (Multipass)" aktiv ist und eine passende, nicht abgelaufene Karte mit genug Resteinheiten da ist — sonst auf Rechnung. Ein Abo gibt es auch hier nicht. Die Buchungen stehen in den Multipass-Details unter „Buchungen Veranstaltungen". Einzelheiten: Anleitung zu Veranstaltungen.

6. Abgebucht, zurückgebucht, aufgebraucht

• Abgebucht wird bei der Buchung, nicht beim Erscheinen. Check-in und Check-out in der Tagesbetreuung ändern nichts an der Abrechnung.
• Storno: Karte und Abo bekommen die Einheiten vollständig zurück. Eine Einzelbuchung, die noch nicht abgerechnet ist, verschwindet; steht sie schon auf einer Rechnung, legt PetWorkers eine Gutschrift an („Gutschrift für nicht wahrgenommene Teilnahme am …").
• Aufgebraucht: Erreicht ein Abo-Monat oder eine Karte das Limit, wird sie als aufgebraucht markiert. Nach einem Storno lebt sie wieder auf.
• Abgelaufen: Eine Karte nach ihrem „Gültig bis" wird bei Gruppen, Einzelterminen und der Tagesbetreuung ohne Hinweis übersprungen. Das gilt genauso für Kurse und Veranstaltungen.
• Warteliste: Bei Gruppen und Kursen wird auch eine Buchung auf der Warteliste sofort über Abo, Stempelkarte oder Rechnung belastet. Rückt sie nach, entsteht keine zweite Belastung. Kommt sie nie zum Zug, trägst du sie aus — erst dann bekommen Abo oder Karte die Einheiten zurück bzw. verschwindet die offene Position. Mehr dazu: Wartelisten.
• Korrekturen ohne Termin: Leerbuchungen in den Abo- bzw. Multipass-Details.

7. Einzelfall kontrollieren

• Abo: Kundenkartei → Reiter „Abonnements" → Lupe. Jede Buchung steht im Kasten ihres Monats.
• Karte: Kundenkartei → Reiter „Digitale Stempelkarten (Multipässe)" → Lupe. Jede Buchung steht nach Bereich getrennt.
• Rechnung: Kundenkartei → Reiter „Leistungen" bzw. Finanzen → Leistungsverwaltung. Dort stehen die Einzelbuchungen als unberechnete Positionen.

8. Fehlersuche

• „Der Kunde hat ein Abo, trotzdem läuft es auf Rechnung." (1) „Abonnement" an der Gruppe erlaubt? (2) Abo für diesen Hund? (3) Abo-Leistung = Leistung des gebuchten Tarifs? (4) Monat des Termins verlängert? (5) Einheiten frei?
• „Die Stempelkarte wird nicht angetastet." (1) „Multipass" an der Gruppe erlaubt? (2) Kartenleistung = Leistung des Tarifs bzw. des Termins? (3) Karte abgelaufen oder leer? (4) Passendes Abo vorhanden? Das Abo geht vor.
• „Die Buchung wird abgelehnt." Weder Abo noch Karte reichen, und die Einzelbuchung ist an der Gruppe ausgeschaltet. Einzelbuchung erlauben oder Abo/Karte vergeben.
• „Beim Kurs läuft es auf Rechnung, obwohl der Kunde eine Karte hat." (1) Im gebuchten Tarif „Zahlung per Gruppen-Stempelkarte (Multipass)" aktiv? (2) Kartenleistung = die dort eingestellte „Leistung (Stempelkarte)"? (3) Karte abgelaufen? (4) Reicht der Rest der am wenigsten genutzten Karte für die „Einheiten (Verbrauch)" des Tarifs?
• „Der Wartelistenplatz hat schon eine Einheit verbraucht." Das ist so gewollt: Die Belastung entsteht beim Eintragen, auch auf der Warteliste. Trägst du die Buchung aus, kommt die Einheit zurück.
• „Der Kunde kann gar nicht buchen." Das liegt vor der Zahlweiche: nicht angemeldet, im Kontakt nicht „Für Buchungen freigeschaltet", Anmeldeschluss vorbei, Termin voll, oder die Gruppe ist auf Kontaktgruppen beschränkt.

9. Empfehlung

• Lass an normalen Gruppen alle drei Zahlungsmethoden an — die Reihenfolge sorgt von selbst für das Richtige.
• Schalte die Einzelbuchung nur dort ab, wo wirklich nur Abonnenten oder Kartenbesitzer teilnehmen sollen.
• Verlängere die Abos rechtzeitig vor Monatsbeginn.
• Nutze je Bereich möglichst eine Einzelleistung — dann passen Abo und Karte immer.

Tagesbetreuung mit Fahrdienst

Hat eine Reservierung der Tagesbetreuung Fahrdienst (Abholung zu Hause oder Heimbringen) und sind an ihrer Leistung Fahrtkosten hinterlegt, läuft sie nur über ein Abo oder eine Stempelkarte mit „Fahrtkosten inbegriffen". Gibt es keins, wird der ganze Tag einzeln berechnet: Betreuung, Fahrdienst-Pauschale und Kilometer als eigene Positionen. Ohne Fahrdienst gilt die Reihenfolge oben unverändert. Gruppen-Stempelkarten haben kein „Fahrtkosten inbegriffen". Details: Fahrtkosten.