Die Tagesbetreuung (Hundetagesstätte) und die Pension (Übernachtbetreuung) sind die beiden Betreuungsmodule. Diese Seite führt durch beide: von der Online-Reservierung über Check-in und Check-out bis zur automatischen Abrechnung und Belegungsübersicht.

▶ Video-Anleitung: Tutorial 5: Betreuungsgruppen (frühe Aufnahme)

1. Tagesbetreuung: Die fünf Reservierungsarten

Jede Reservierung hat eine Art, die über Bestätigungspflicht und Benachrichtigung entscheidet:

1. „Buchungsanfrage - ohne Benachrichtigung"
2. „Buchungsanfrage - mit Benachrichtigung"
3. „Reservierung - ohne Benachrichtigung" (Standard bei interner Anlage)
4. „Reservierung - mit einfacher Benachrichtigung"
5. „Reservierung - mit erweiterter Benachrichtigung"

Ob ein Kunde online sofort fest reserviert oder nur anfragt, steuert seine Kundengruppe: Ist dort „Direktreservierung Tagesbetreuung" aktiv, entsteht sofort eine bestätigte Reservierung — sonst eine Buchungsanfrage, die du bestätigst. Der Kunde sieht den Unterschied farblich: orange „Wir bearbeiten derzeit Ihre Reservierungsanfrage." gegenüber grün „Ist bestätigt reserviert."

2. Was der Kunde online buchen kann — die Steuerkette

Drei Ebenen bestimmen das Online-Angebot der Tagesbetreuung:

• Kontaktgruppe des Kunden: Sie braucht eine zugeordnete Betreuungs-Leistung und einen Betreuungsbereich (Felder „Kunden, die in dieser Kontaktgruppe sind, können online folgende Leistung für Tagesbetreuung buchen" und „Standard-Betreuungsbereich"). Ohne beides sieht der Kunde: „Derzeit sind keine Leistungen für Tagesbetreuung online buchbar. Bitte kontaktieren Sie uns für eine Buchung." Außerdem je Kontaktgruppe: „Vorlaufzeit für Buchungen (in Stunden)" und „Online-Stornierung vor Reservierungsdatum möglich (in Stunden)".
• Wochenplan der Leistung: An der Betreuungs-Leistung aktivierst du je Wochentag „Reservierungen und Reservierungsanfragen über Kundenportal für diesen Wochentag möglich" und pflegst Betreuungs-, Check-in- und Check-out-Zeiten (Standard 06:30–19:00, Check-in bis 11:30, Check-out ab 13:30) sowie optional Abhol-/Bring-Back-Service. Deaktivierte Wochentage erscheinen im Portal gar nicht.
• Systemweite Grenzen (Einstellungen, Gruppe „Tagesbetreuung"): „Vorausbuchungen (in Tagen)" (Standard 90), „Maximale Tiere Tagesbetreuung" und „Maximale Tiere Tagesbetreuung + Pension" (je Standard 150) — bei Erreichen zeigt das Portal „Es sind keine freien Plätze mehr verfügbar." Optional: „Bring- und Abholzeiten für Kundenbuchungen anzeigen" blendet je Buchung Eingabefelder für individuelle Zeiten ein.

Die Buchung selbst: Kalenderansicht nach Wochen, je Tag eine Checkbox pro eigenem Hund, zwei Pflicht-Häkchen (Kosten/Buchungsbedingungen und Datenschutzerklärung), Button „Kostenpflichtig & verbindlich buchen". Doppelte Tage fängt das System ab: „Die Reservierung für … am … existiert bereits."

3. Abrechnung der Tagesbetreuung: die Vier-Stufen-Kaskade

Jede Reservierung sucht sich ihren Zahlweg automatisch in dieser Reihenfolge:

1. Abo des Hundes (Tagesbetreuungs-Abo mit Restkontingent im Monat),
2. Tagesbetreuungs-Stempelkarte des Kunden (Einheitenbedarf je Reservierung = Feld „Anzahl der Einheiten" in der Karte „Zahlung via Standard-Multipass" der Leistung),
3. Gruppen-Stempelkarte als Ersatz — nur wenn an der Leistung „Zahlung per Gruppenmultipass aktivieren" eingeschaltet ist (mit eigener Einheitenzahl und Ziel-Kartenleistung),
4. Rechnung — als letzte Stufe entsteht immer eine Leistungsposition; eine Tagesbetreuungs-Reservierung scheitert nie an der Zahlweg-Suche.

Beim Storno wird passend rückabgewickelt: Abo-/Kartenverbrauch zurückgebucht, unberechnete Position gelöscht — und bei bereits abgeschlossener Rechnung entsteht automatisch eine Gutschrift („Gutschrift für stornierte Reservierung (Tagesbetreuung) am …").

4. Check-in und Check-out (das „Alphapad")

1. Tagesbetreuung → Check-in öffnet das Buchstabenraster A–Z: Tippe den Anfangsbuchstaben, erscheinen die heutigen Tiere als Foto-Kacheln (getrennt nach regulären Reservierungen und Quick-ins).
2. Ein Klick auf die Kachel checkt sofort ein. Drei Protokollfelder werden automatisch vorbefüllt: „Überbringer des Tieres" (Kontaktdaten des Halters), „Äußeres Erscheinungsbild" (Standardtext aus den Einstellungen, ab Werk: „Augenscheinlich keine Verletzungen, Erscheinungsbild ohne Auffälligkeiten.") und „Gesundheitszustand" (aus der Tierakte). Meldung: „Reservierung #… eingecheckt."
3. Der Check-out funktioniert identisch und ist erst nach erfolgtem Check-in möglich.
4. Check-in/Check-out sind reine Dokumentation — die Abrechnung ist zu diesem Zeitpunkt längst gelaufen (siehe Kaskade oben).
5. Quick-in: Spontanbesucher ohne Reservierung erfasst du über die Quick-in-Funktion; der Eintrag erscheint im Alphapad als eigene Kachelgruppe.
6. „Nicht genutzt": Nicht erschienene Hunde markierst du als „kostenpflichtig nicht genutzt" — die Liste dieser Fälle findest du unter „Nicht genutzt", am Eintrag erscheint ein roter Balken „Kostenpflichtig nicht genutzt".

5. Pension: Buchung anlegen

Das Formular „Pensionsbuchung" (Reiter „Buchung & Kosten"):

• Belegungsanzeige — der eingebettete Frei/Belegt-Kalender zeigt vor der Platzwahl die Auslastung.
• Tier, Von Datum (Bringtag), Ankunft (geplant), Bis Datum (Abholtag), Abholung (geplant) — die Eckdaten des Aufenthalts.
• Unterbringung — Auswahl „Areal – Unterbringung – Pensionsplatz". Mit der Einstellung „Nur freie Plätze in der Buchungsmaske anzeigen" bietet die Auswahl nur zur Tierart passende, im Zeitraum freie Plätze an und verhindert Doppelbelegungen; ohne sie (Standard) sind alle Plätze wählbar und Doppelbelegungen werden lediglich gemeldet.
• Bemerkungen / Mitgebrachte Gegenstände — Freitext.
• „Beim Speichern Buchungsbestätigung per Mail versenden" — verschickt die Bestätigung an den Kunden.
• Leistungen & Kosten: je eine Pflicht-Leistung für Bringtag, Abholtag und die restlichen Unterbringungstage; optional „Leistung für Anzahlung" mit Betrag (wird auf der Rechnung als bereits geleistete Anzahlung abgezogen).
• Reiter „Besondere Bedürfnisse": optionale Tages-Zusatzleistungen für spezielle Fütterung, Medikamentengabe (mit Freitext „Medikamente / Gabe / Dosierung") sowie 1. und 2. Gassi am Tag — jeweils mit dem Hinweis „Wird nicht automatisch für Bring- und Abholtage berechnet".
• „Leistung hinzufügen": beliebige weitere Positionen (Anzahl × Leistung) während des Aufenthalts.

6. Pensions-Rechnung auf Knopfdruck

Der Button „Rechnung verwalten" erzeugt die Rechnung automatisch (bzw. öffnet die bestehende). Aufbau: 1× Bringtag-Leistung, 1× Abholtag-Leistung, (Gesamttage − 2) × Standard-Tagesleistung, minus Anzahlung, plus (Gesamttage − 2) × jede aktivierte Zusatzleistung, plus die manuell hinzugefügten Positionen. Wichtig: „Eine Pensionsbuchung muss mindestens 2 Tage umfassen, um automatische Rechnungen erstellen zu können."

7. Pensions-Check-in/-out und Löschen

• Je Buchung erscheinen in der Buchungsliste die Buttons „Check-In" und (danach) „Check-Out" — mit denselben drei Protokollfeldern wie in der Tagesbetreuung, zusätzlich optionalem Foto-Upload (das Bild erscheint später als Vorschau in der Übersicht). Je zwei Schaltflächen: nur speichern oder „… und zur Rechnung wechseln".
• Ein überschrittener Abholtag ohne Check-out wird in der Übersicht rot markiert.
• Löschen: ohne Rechnung sofort; mit Entwurfs- oder stornierter Rechnung wird die Rechnung mitgelöscht; eine bereits abgeschlossene Buchung wird nicht gelöscht, sondern archiviert: „Buchung ist bereits abgerechnet und wurde archiviert."

8. Pensions-Anfragen aus dem Portal

• Das öffentliche Anfrageformular funktioniert auch ohne Kundenkonto (Gastanfrage): Kontaktdaten, Zeitraum, bis zu drei Tiere mit Name, Rasse, Geburtstag, Gewicht, Geschlecht, Kastration, Verträglichkeit und Aggressivität, Freitext — Erfolgsmeldung: „Die Anfrage ist erfolgreich bei uns eingegangen. Vielen Dank, wir melden uns in Kürze!" Der Anfragende erhält die Bestätigungsmail aus den Einstellungen („Standardbetreff/Standardtext für Bestätigungsemails").
• Vorab können Besucher den öffentlichen Frei/Belegt-Kalender je Tierart einsehen (Einstellungen: „Kalenderansicht mit verfügbaren Tagen im Portal anzeigen", optional nur für freigeschaltete Kunden).
• Bearbeitung im Büro („Pensionsanfragen"): Das System ordnet Anfragen per E-Mail-Adresse automatisch bestehenden Kontakten zu und gleicht Tiere per Name ab (legt sie bei Bedarf an). Bei abweichenden Daten zeigt es die Gegenüberstellung „Gespeichert" vs. „Übermittelt" mit dem Button „Kundendaten mit Anfragedaten aktualisieren"; bei unbekannter Adresse: „Kontakt und Tiere automatisch aus Anfrage erstellen". Je Tier: „Einbuchen" (erzeugt die Pensionsbuchung) oder „Bearbeiten"; je Anfrage: „Löschen (ohne Nachricht)" oder „Ablehnen & Nachricht erstellen" (nutzt den „Standardtext für Absagemails").
• Im Kundenbereich (Reiter „Pension") sieht der Kunde seine Anfragen und Buchungen — ohne Online-Storno: Pensions-Stornierungen laufen immer über dich.

9. Plätze, Doppelbelegung und Belegungsübersicht

• Pensionsplätze (Stammdaten): Bezeichnung, Tierart, Unterbringung (Areal), Bemerkungen und das Häkchen „Für Verfügbarkeitsanzeige im Portal ignorieren" (für Plätze, die im öffentlichen Kalender nicht mitzählen sollen). Plätze mit Buchungen können nicht gelöscht, nur archiviert werden.
• Doppelbelegungen markiert die Belegungsübersicht orange. Die Einstellung „Überschneidende Doppelbelegungen … nicht melden" blendet den Sonderfall aus, dass Tier A am Abreisetag geht und Tier B am selben Tag denselben Platz bezieht.
• Die gemeinsame Belegungsübersicht zeigt Pension und Tagesbetreuung in einer Tabelle: je Tag die Gesamtzahl („P:" und „T:"), die Zeile „Neuzugänge / Abholungen" (grüner Pfeil = Bringtag, blauer Pfeil = Abholtag) und je Platz die belegenden Tiere (Hintergrund blau/rosa nach Geschlecht, orange bei Doppelbelegung). Ein Klick öffnet die Buchung. Filter: Pensionsbuchungen, Tagesreservierungen, „Free-Busy-Ansicht" (anonymisiert).

10. Fehlersuche

• „Kunde sieht keine Betreuungs-Buchung im Portal." Kontaktgruppe ohne Betreuungs-Leistung/-Bereich, Wochentag an der Leistung deaktiviert, Vorlaufzeit/Vorausbuchungsfenster nicht erfüllt, Tageslimit erreicht — oder der Kunde ist nicht für Buchungen freigeschaltet.
• „Reservierung wurde nicht aufs Abo gebucht." Abo-Monat fehlt (Verlängerung!), falsches Tier, falsche Leistung oder Kontingent erschöpft — Details auf der Seite „Abo, Stempelkarte oder Rechnung?".
• „Kunde kann online nicht stornieren." Die Storno-Frist der Kontaktgruppe ist überschritten oder nicht gepflegt; offene Anfragen sind dagegen immer stornierbar. Nach Änderungen am Leistungskatalog erscheint: „Diese Buchung kann nicht online storniert werden, da wir Änderungen an unserem Leistungskatalog vorgenommen haben …"