Stempelkarten (im System „Multipässe") sind die digitalen 10er-Karten von PetWorkers: Der Kunde kauft ein Einheiten-Paket im Voraus und die Termine werden davon abgestempelt. Diese Seite erklärt, wie du Karten definierst, verkaufst (auch online), wie die Entwertung funktioniert und wie du Karten verwaltest und aufräumst.

▶ Video-Anleitung: S203: Stempelkarte anlegen — ab Min. 9:10  ·  Tutorial 3: Leistungen, Stempelkarten & Abos

1. Das Prinzip: Definition und Kundenkarte

Eine Stempelkarte besteht aus zwei Dingen:

• Die Karten-Definition — eine Leistung mit gesetztem Häkchen „Multipass" (Stammdaten → Leistungen, Bereich „Digitale Stempelkarten (Multipässe)"). Sie legt Punktezahl, Preis und Gültigkeit fest — wie eine Blanko-Karte im Regal.
• Die Kundenkarte — das gekaufte Exemplar beim Kunden, mit eigenem Verbrauchszähler und individuellem Ablaufdatum.

Wichtig: Stempelkarten sind kundengebunden, nicht tiergebunden. Eine Karte gilt automatisch für alle Hunde desselben Kunden — anders als Abos, die auf ein bestimmtes Tier laufen.

2. Karten-Definition anlegen — alle Felder

Unter Stammdaten → Leistungen in der gewünschten Kategorie (Einzelstunden, Gruppenstunden, Tagesbetreuung u. a.) eine Leistung hinzufügen und die Karte „Multipass" ausfüllen:

• Multipass — der Kernschalter. Achtung, wörtlicher Formular-Hinweis: „Die Multipass-Einstellung kann nach dem Speichern nicht mehr verändert werden." Eine normale Leistung kann später nicht zur Karte werden (und umgekehrt) — im Zweifel neu anlegen.
• Anzahl der Einheiten — die Punktezahl der Karte (z. B. 10 für eine 10er-Karte). Nach dem Speichern fix.
• Multipass-Leistung — die entscheidende Verknüpfung: die Einzelleistung, die mit dieser Karte bezahlt werden kann (nur Leistungen mit einer Einheit wählbar). Nur Termine mit exakt dieser Leistung werden von der Karte abgestempelt. Eine Karte für „Gruppenstunde" zahlt kein „Einzeltraining". Nach dem Speichern fix.
• Endkundenpreis (inkl. MwSt.) — der Kartenpreis. Der Preisvorteil gegenüber Einzelbuchungen ist deine Kalkulation; das System rechnet je Karte den Preis pro Einheit aus und zeigt ihn beim Online-Kauf an.
• Für Direktbuchung im Kundenbereich freischalten — nur mit diesem Häkchen können Kunden die Karte selbst online kaufen (im Kundenbereich unter „Stempelkarten online buchen" und direkt im Buchungsdialog eines Gruppentermins). Ohne Häkchen vergibst nur du die Karte.
• Unbegrenzt gültig (Tagesangabe wird ignoriert) — die Karte verfällt nie.
• Gültigkeit in Tagen bei Direktbuchung — sonst: Ablauf = Kaufdatum + diese Tage (Standard 1080 Tage ≈ 3 Jahre, angelehnt an die übliche Gutschein-Verjährung). Kürzere Laufzeiten (z. B. „Winterpass — 90 Tage gültig") müssen für den Kunden beim Kauf klar erkennbar sein — nutze dafür Name/Beschreibung der Karte; im Zweifel rechtlich beraten lassen. Saisonpässe sind zugleich ein gutes Mittel gegen „gehortete" Karten, die du Jahre später terminlich einholst.
• Preis-/Grundpreisangabe in Direktbuchung überschreiben + Alternative Kostenangabe — ersetzt die automatische Preisdarstellung beim Online-Kauf durch deinen Freitext (z. B. „10er-Karte — Sonderpreis im Januar").

3. Kartenpakete (Haupt- und Zusatzkarten)

Mit Paketen verkaufst du mehrere Karten in einem Vorgang — z. B. „Kombipaket: 10× Gruppe + 5× Einzeltraining":

• An der Hauptkarte das Häkchen „Dieser Multipass ist der Hauptmultipass für ein Paket" setzen.
• Bis zu drei Zusatzkarten wählen („Erster/Zweiter/Dritter zusätzlicher Multipass im Paket"). Zusatzkarten müssen normale Karten sein — Pakete lassen sich nicht verschachteln; der Formular-Hinweis: „Einem Paket können keine Hauptmultipässe als zusätzliche Multipässe hinzugefügt werden."
• Beim Kauf der Hauptkarte legt das System die Zusatzkarten automatisch mit an, jede mit eigener Rechnungsposition.

4. Karte verkaufen

• Durch dich: in der Kundenkartei über den Bereich Multipässe/Stempelkarten — mit Wahl von Gültigkeit und optionaler automatischer Rechnungserstellung.
• Durch den Kunden online: im Kundenbereich („Stempelkarten online buchen") oder direkt im Buchungsdialog eines Gruppentermins, wenn die Karten-Definition für Direktbuchung freigeschaltet ist und zur Gruppe passt. Mit der Einstellung „Rechnungen für digitale Stempelkarten bei Buchung durch den Kunden automatisch erstellen und versenden" (Einstellungen, Portal) läuft die Abrechnung dabei vollautomatisch.
• Duplikatschutz beim Online-Kauf: Solange der Kunde eine ungenutzte, gültige Karte derselben Leistung besitzt, verweigert das System den Kauf: „Es existiert bereits ein ungenutzter Multipass für diese Leistung." Das verhindert versehentliche Doppelkäufe.

5. Entwertung: Wann wird gestempelt?

• Gestempelt wird bei der Buchung, nicht beim Erscheinen. Die Anmeldung zu einem Gruppentermin, einem Kurs (bei Kurs-Kartenzahlung), einem Einzeltermin oder einer Tagesbetreuungs-Reservierung zieht die Einheiten sofort ab.
• Der Verbrauch wird aus den tatsächlichen Buchungen aller Module zusammengerechnet (Gruppentermine, Einzeltermine, Kurse, Tagesbetreuung und manuelle Nachbuchungen). Ein Storno gibt die Einheiten deshalb automatisch zurück — auch bei einer bereits als „aufgebraucht" markierten Karte, die dann wieder auflebt.
• Vorrang-Regel: Hat der gebuchte Hund parallel ein passendes Abo mit Restkontingent, wird immer zuerst das Abo belastet — die Karte bleibt unangetastet (Details auf der Seite „Abo, Stempelkarte oder Rechnung?").
• Eine abgelaufene Karte wird bei der Zahlweg-Suche kommentarlos übersprungen; die Buchung läuft dann auf Rechnung. Bei Kulanz verlängerst du die Karte einfach (siehe Verwaltung).

6. Verwaltung und Aufräumen

Die Multipass-Verwaltung zeigt alle ausgegebenen Kundenkarten mit Einheiten, Verbrauch und Gültigkeit. Wichtige Aktionen:

• Einzelkarte öffnen — zeigt die komplette Buchungshistorie der Karte je Modul, erlaubt Kommentare und eine Neuberechnung des Verbrauchs.
• „auf unbegrenzt setzen" / „auf Datum setzen" — Gültigkeit einzelner Karten ändern (Kulanzverlängerung).
• „Aufgebrauchte Multipässe automatisch archivieren" — räumt alle vollständig verbrauchten Karten in einem Schritt weg.
• „Abgelaufene Multipässe automatisch archivieren" — dasselbe für Karten mit überschrittenem Gültigkeitsdatum.
• Das Archiv-Kennzeichen ist reine Ordnung: Es ändert nichts an der Abrechnungslogik. Ein versehentlich archivierter, noch gültiger Multipass würde bei einer passenden Buchung weiterhin gefunden.

7. Kundensicht

• Im Kundenbereich (Reiter „Stempelkarten", sofern in den Portal-Einstellungen aktiviert) sieht der Kunde je Karte: Leistung, verbrauchte/verfügbare Einheiten, Gültigkeit, Rechnungsstatus — und die vollständige Aufschlüsselung, welche Termine abgestempelt wurden.
• In der Buchungsvorschau eines Gruppentermins wird der Kartenstand live angezeigt: „Sie buchen X Einheiten auf Multipass #… mit X von X verfügbaren Einheiten."

8. Fehlersuche

• „Die Karte wird beim Buchen nicht gefunden." (1) Passt die Multipass-Leistung der Karte exakt zur Leistung der Gruppe/des Termins? (2) Ist die Karte noch gültig? (3) Reichen die Resteinheiten für den Einheitenbedarf des Termins? (4) Ist an der Gruppe die Zahlungsmethode „Multipass" aktiviert? (5) Hat der Hund ein Abo, das Vorrang hat?
• „Der Kunde sieht die Karte nicht zum Online-Kauf." Das Häkchen „Für Direktbuchung im Kundenbereich freischalten" fehlt — oder der Duplikatschutz greift, weil bereits eine ungenutzte gültige Karte existiert.
• „Karte zeigt falschen Verbrauch." In der Einzelkarten-Ansicht die Neuberechnung ausführen — der Zähler wird aus den tatsächlichen Buchungen frisch ermittelt.