Hallo zu unserem Video How to Terminfreigabe. Wie geben wir Termine frei für unsere Kunden, damit die uns besser bezüglich Einzeltermin dann erreichen können, damit die sich selber Termine aussuchen können? Das Ganze relativ straight forward, das machen wir jetzt mal zusammen und schauen uns an, was dafür alles erforderlich ist.

Das hier ist eine komplett neue Installation, hier was ihr seht, so kriegt ihr doch Orgas normalerweise in die Hand. Hier habt ihr einmal das Video im Dashboard, also wenn ihr das gesehen habt, oder wenn neue Nachrichten im Dashboard sind, wenn ihr die gesehen habt, einfach mal auf Nachricht ausblenden klicken, damit die wechseln, damit ihr wieder genug seht.

Wir fangen an mit den Unternehmensdaten, wir gehen davon aus, wir müssen so, Unternehmen schon eingerichtet. Jetzt brauchen wir noch Mitarbeiter, das heißt, wir haben hier uns selbst, den Max Musterbund, das bin jetzt ich, und ich bin Inhaber und Hundetrainer hier in diesem Beispiel, und speichere das Ganze ab. So, jetzt bin ich in den Mitarbeiterliste, in der Mitarbeiterliste eingetragen, kann als Mitarbeiter also ausgewählt.

Dann brauchen wir eine, mindestens eine Leistung, die wir auch freigeben können, oder wir sollten eine haben für Einzelstunden, damit wir die auch einbuchen können später. Die legen wir hier in den Stammdaten und der Leistungen an, und ja, Leistung hinzufügen, Einzelstunden. Ich will jetzt hier mal 0 %, weil viele von euch auch kleine Unternehmen sind. Wenn ihr steuerpflichtig seid, müsst ihr an dieser Stelle 19 % auswählen. Hier bitte Vorsicht: wenn eure Stunde, oder wenn, wenn eure, ähm, ja, und euer Coaching nicht eine ganze Stunde geht, sondern vielleicht nur 45 Minuten, dann wählte hier bitte nicht schunder, sondern entweder Einheit oder Pauschale. Also hier bei der, bei dem Einzeltraining, bietet sich Einheiten eigentlich an, das steht dann auch so auf der Rechnung, hier kann man dann einzeln Training eintragen, das ist jetzt das Beispiel für die Hundetrainer. Wenn ihr Physiotherapeuten seid, könnt ihr dann natürlich eine Behandlungsstunde, oder wie auch immer das bei euch genannt wird, Behandlungstermin, ja, könnt ihr sowas dann eintragen natürlich, ne, ihr könnt auch beides machen, ne, wenn nämlich mal Behandlungstermin, soll ich hier physio therapeutische, hat man dann das Video. So, dann machen wir hier mal 90 Euro draus, machen hier noch eine zweite Einzelleistung dazu, das Ganze wieder mit 0 %, etwas ganze Menge auch wieder Einheiten, und nehme hier mal Einzelcoaching, das werde dann quasi in Einzelcoaching für ein Mensch und Team, das Ganze lassen wir uns kosten 60 Euro, und speichern das Ganze hier ab.

So, jetzt gehen wir in den Terminverwaltung, jeden in die Terminfreigabe geben, hier wählen, hier Termin, eine neue Terminvergabe hinzufügen, Mustermann Max, und wählen den Termin, den wir freigeben möchten. Und so haben wir hier Montag am 21.08., habe ich hier noch Zeit, und ich möchte gerne, dass da vielleicht jemand zwischen 13, oder von 13 bis 14 Uhr, einen Termin buchen kann. Ja, jetzt wählen wir aus, von wann bis wann dieser Termin angezeigt werden soll, hier ganz wichtig, nach dem 21.08. wird der Termin sowieso ausgeblendet, ne, das heißt, dass das seid ihr sowieso safe, Termine, die vergangen sind, werden ausgeblendet. Können wir hier machen, seit jetzt gestern, und bis, sagen wir mal, ja, 22., da ist ja egal, weil dann soll er quasi bis zum Terminende angezeigt werden. Wir speichern das Ganze ab.

Und wenn wir jetzt auf die entsprechende Seite schauen, hier bei Hundeschule Einzelberatung, dann sehen wir schon, dass der Termin schon verfügbar ist, also hier Terminauswahl, um eine Anfrage, Termine, Reservierung zu stellen. Ja, hier kann ich quasi nur auswählen, ich benötige eine andere als sie auf unten aufgeführte Leistung, ja, weil hier noch keine Leistung freigegeben wurde, und ich kann hier einen Wunschort auswählen, da kommen wir jetzt gleich noch mal dazu. Hier können wir jetzt die Leistungen hinzufügen, die wir gerne reservierbar hätten, nehmen wir einmal hier den Behandlungstermin, und nehme hier einmal das Einzelcoaching dazu, ja. So, dann sind diese beiden Leistungen hier quasi in dieser Terminfreigabe enthalten. Wenn ich mir die Terminfreigabe jetzt ansehe, sehen wir hier Behandlungstermin, Einzelcoaching, und der Kunde kann sich das entsprechend auswählen.

Jetzt zu den Buchungsoptionen. Wir können hier die Buchungsoption einschränken, das bedeutet, dass wir, zum Beispiel wenn wir getrennte Gruppen haben von Personen, die für Physiotherapie kommen, und für Einzeltraining kommen, dann können wir die theoretisch so machen, dass wir die Termine unterschiedlich anzeigen. Das heißt, Physiokunden sehen dann diese, diese Physiotermine, und, ähm, ohne Trainingskunden sehen dann die Trainingstermine. So, jetzt haben wir hier Reservierung, da steht jetzt hier noch nichts darunter, kommen auch gleich noch mal dazu, wie das jetzt hier aussehen wird. Im Regelfall werdet ihr jetzt fertig mit eurer Terminfreigabe.

Jetzt einmal kurz zu den beiden Optionen, die hier kennen solltet. Hier haben wir die Möglichkeit gegeben, dass ein Kunde sein kann, okay, er möchte keine von diesen Leistungen, die wir ihm hier konkret anbieten, sondern sagt, Mensch, was anderes, ne. So, ähm, das könnt ihr ausschalten, ne, das könnt ihr ausschalten. Wir gehen jetzt mal hier in die Einstellungen rein, so, und haben hier die Terminfreigabe, und hier haben wir jetzt ein paar Sachen, die wir einstellen können. Wir haben den Text, den wir entsprechend einstellen können, wie wir ihn gerne haben möchten. Wir haben ein Anzeigelimit, das wir angeben können bezüglich des Anzeigen, die mit, eigentlich sollt ihr dieses Anzeigelimit gar nicht brauchen, ich würde nicht empfehlen, jetzt hier Termine freizugeben, damit die Leute nicht denken, ihr habt den ganzen Tag nichts zu tun, ihr habt eh keine Kunden, weil dann kommen die auch nicht zu euch, weil man muss schon auch irgendwie beschäftigt wirken natürlich als Hundetrainer, damit die Leute auch in gewisse Qualität dahinter vermuten. Wenn der komplette Kalender voll geballert ist mit freigegebenen Terminen, sie das eher nicht so gut aus, ist nur so ein Tipp am Rande, vielleicht damals darüber nachdenken.

Dann haben wir hier die beiden wichtigen Optionen, Wunschleistung und Wunschort-Auswahl, die wir hier haben. Also Wunschleistung ist dieses Feld, wenn ihr dieses Feld nicht haben wollt, könnt ihr das an dieser Stelle ausschalten. Fast noch kritischer finde ich die Wunschort-Auswahl, hier müsste man dann entsprechend sehen, ob ihr, wenn ihr jetzt zum Beispiel feste Plätze habt, dann den hier trainiert, wenn ihr auch an Neukunden Termine vergibt, und das hier nicht beim neuen Termin vielleicht gleich bei dem, bei den Menschen da in der Bude stehen wollt oder so, ne, kann ja sein, dann könnt ihr das hier entsprechend einstellen, ne. Sondern hier die Wunschleistung, die machen wir hier mal aus, so, und machen die Wohnort-Auswahl machen wir jetzt auch aus, ja, das ist so der normale Zustand, würde ich jetzt mal behaupten. Wenn wir das gerne haben möchte, wenn man das hier neu laden, dann seht ihr, okay, der kann hier tatsächlich nur diese Worte, diese Leistungen auswählen, und er hat auch keine Terminort-Auswahl mehr. Diesen Text könnt ihr in den Einstellungen hier, was wir gerade gesehen haben, auch ändern.

Gut, dann jetzt noch mal in die Terminfreigabe-Maske, hier kurz zum Thema im Inverwaltung Freigabe. Jetzt gucken wir uns diesen freigegebenen Termin noch mal an, hier seht ihr, Reservierung ist leer, ja. Wenn ihr jetzt hier diese Maske noch mal anschauen, haben wir hier unten noch die Möglichkeit, eine Terminserie anzulegen, ne, also das ist jetzt das, was ich vorhin erwähnt habe, hier an der Stelle bitte nicht alles voll, weil, er mit Termin sucht euch vielleicht ein paar Termine raus, die ihr immer wieder regelmäßig frei gibt. Ganz beliebt ist sowas wie Montag, Mittwoch, Freitag jeweils 14 Uhr einen Termin einzustellen, oder vielleicht Mond, oder vielleicht auch zusätzlich Montag, Mittwoch, Freitag irgendwie 18 oder 19 Uhr bis 20 Uhr für die Berufstätigen, dass die sich da quasi einen Termin immer raussuchen können, ohne dass es jetzt schauen müssen, kriege ich die Person jetzt, oder kriege ich den Trainer jetzt per WhatsApp an, oder kriege Telefon und so, das macht euch das Leben einfach deutlich einfacher an der Stelle.

So, gehen wir mal nach oben, zu der Reservierung selber. Hier haben wir die Reservierung, die können wir, wenn wir wollen, auch selber ausfüllen, ja, das ist jetzt zwar natürlich nicht ganz Sinn der Sache, aber wir können die selber ausfüllen, wenn jetzt der Kunde anruft und sagt, Mensch, ich habe gesehen, ihr habt einen Termin in der Reservierung, oder ein reservierbaren Termin, den würde ich gerne nehmen. Jetzt habt ihr den am Telefon natürlich nicht sagen, ja, dann gehen ins Internet, du machst das schnell, sondern macht ihr das halt selber, ne. Das heißt, ihr könnt ja auch der Reservierung selber auswählen, die Daten eingeben, und dann quasi die Reservierung einbuchen.

Wenn der Kunde jetzt, ähm, das Ganze wir Internet sucht, ne, da kommt, auf eurer Seite kommt, auf die Einzelberatung, hat hier diese Seitenbeschreibung, in der, in der Verwaltung hier unter Layout könnt ihr übrigens eure Seite entsprechend gestalten, wir das haben möchtet, dann könnt ihr den Text ändern und so weiter. Das ist diese Seite hier, Einzelberatung Coaching, die muss aktiv sein, weil sonst seht ihr die nicht, und dort befinden sich eure Einzelterminfreigaben. So, der Kunde wählt jetzt hier im Einzelcoaching aus und weiß, okay, den Termin, den gibt hier noch fest, dann muss er jetzt nicht mehr viel machen, muss sagen, mein Hund zieht an der Leine, ja, so, und Welt andere Hunde an, dann kann man hier noch die Bedingungen akzeptieren, und dann geht das hier los, ne. So, dann bekommt er auch hier eine E-Mail zugeschickt, ihr bekommt auch eine E-Mail zugeschickt mit eben genau diesen Daten, und wenn ihr in die Terminfreigabe schaut, seht ihr auch in der Liste gleich hier Reservierung Mustermann Max, ne, könnt ihr Reservierung dann bearbeiten.

So, jetzt funktioniert das folgendermaßen, wie bei einem Hotel könnt ihr euch vorstellen, der Kunde sieht, dass da ein Termin ist, und stellt jetzt eine Reservierungsanfrage. Dieser Termin ist nicht fix für ihn eingebucht, wichtig, wichtig, ist nicht fix für den eingebucht, ja, das heißt, der kann jetzt, bzw. ihr könnt jetzt entscheiden, ob ihr diesen Termin quasi einbuchen wollt oder nicht, ne. Also hier steht auch, ne, ähm, wenn keine automatische Benachrichtigungen geschickt, das bedeutet, wenn ihr jetzt den Termin, also diese, diese Reservierungsanfrage einbucht, sprich diesen Termin tatsächlich verbindlich für den Kunden reserviert, bekommt der, wenn ihr das entsprechend auswählt, auch eine Benachrichtigung, du hast jetzt einen Termin. Wenn ihr die Reservierung löscht oder nicht bearbeitet, bekommt der keine E-Mail. Also, wenn ihr Reservierung löscht, also wenn Kunde bei euch einen Termin anfragt, dann solltet ihr den wenigstens anrufen oder ihm eine Mail schreiben und sagen, Mensch, das klappt jetzt hier irgendwie nicht, weil der automatische Absage ist an der Stelle mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit die letzte Absage, dir diesen Rundum gegeben hat, na, da das Spiel Persönlichkeit schon eine große Rolle, da würde ich schon einmal kurz anrufen, sagen, Mensch, das klappt nicht, aber ich habe da noch einen anderen Termin für dich, oder sonst was, ne. So, gut.

Also, gehen wir mal davon aus, dass wir den Mustermann Max, das sind wir jetzt halt selber an der Stelle, dass wir dann den Mustermann Max einbuchen möchten. Den Terminwunsch konnte jetzt hier nicht eingeben, das haben wir mehr ausgeschaltet, den Wunschort konnte ich auch nicht auswählen, deswegen haben wir diese Daten nicht zur Verfügung. Gehen sie auf Reservierung einbuchen, haben aber diese da zur Verfügung, die andere, wie ausgewählte wurden, ne, Kunde, muss Mitarbeiter, sind jetzt richtig gleichen, und wichtig, hier ganz, ganz wichtig, hier ein Haken setzen, ne, dass hier quasi auch eine Benachrichtigung erfolgt, ne, dass der weiß, da ist jetzt ein Termin. Hier haben wir die Leistung, die ausgewählt ist, mit dem Faktor 1, ja, das heißt, wenn ihr wisst, dass es ein Zwei-Stunden-Termin oder sowas, müsste eine Faktor natürlich entsprechend anpassen. Dann haben wir hier den Treffpunkt, ne, Adresse des Kunden, können wir hier einfach mal der Einfachheit halber machen, ja, und ihr seht da unten noch von der Online-Reservierung die entsprechenden Daten, die dann quasi mit übertragen werden in den Terminen. Wenn wir jetzt den Einzeltermin hinzufügen, ist der für den Kunden gebucht, ganz wichtig an der Stelle, sobald der Termin reserviert ist, ja, Moment, Hundeschule Einzelberatung, ist der natürlich nicht mehr für andere Kunden verfügbar, ja.

Das war's eigentlich schon an der Stelle, wenn ihr Fragen habt zum Thema Terminfreigabe, oder natürlich auch andere, schreibt uns an, und wir sind natürlich gerne für euch da. Danke fürs Zuhören und bis bald, tschüss.