Das Abo-System ist das Herzstück für wiederkehrende Angebote (Tagesbetreuung, wöchentliche Gruppen): Pro Monat entsteht je Abo ein Buchungssatz — eine „digitale Stempelkarte auf Monatsbasis", die der Kunde bezahlt und auf die seine Termine gebucht werden. Diese Seite erklärt alle Felder, den Monatszyklus, die Verlängerung und die Verbrauchslogik im Detail.

▶ Video-Anleitung: S203: Abos anlegen — ab Min. 34:54  ·  Tutorial 3: Abo zuweisen — ab Min. 24:28

1. Wie Abos technisch funktionieren

Drei Ebenen wirken zusammen:

1. Abo-Vorlage (Stammdaten → Abos): definiert Leistung, Monatspreis und Kontingent. Sie wird nie direkt „verbraucht".
2. Kunden-Abo: die Zuweisung einer Vorlage an einen Kunden — genauer: an ein bestimmtes Tier des Kunden. Abos sind hundegebunden; ein Abo des Ersthundes deckt keine Termine des Zweithundes.
3. Monatlicher Buchungssatz: Bei jeder Verlängerung entsteht für den gewählten Monat genau eine Abrechnungsposition mit eigenem Kontingent. Termine im September werden nur gegen den September-Buchungssatz verrechnet — unabhängig davon, wann gebucht wird. Deshalb wird der Buchungszähler automatisch „monatlich zurückgesetzt": Jeder Monat ist ein frischer Datensatz.

2. Abo-Vorlage anlegen (Stammdaten → Abos)

Die Felder im Einzelnen:

• Abonnement-Typ — derzeit fest „Monatliches Abo"; nach dem Speichern nicht mehr änderbar.
• Abo-Leistung — die zugrunde liegende Leistung (z. B. „Tagesbetreuung Mo–Fr" oder die Gruppenstunden-Leistung). Sie entscheidet, wofür das Abo zahlt: Nur Termine mit exakt dieser Leistung werden aufs Abo gebucht. Nach dem Speichern nicht mehr änderbar. Stempelkarten-Leistungen sind hier bewusst ausgeschlossen.
• Bruttopreis — der feste Monatspreis; er wird bei jeder Verlängerung als Rechnungsbetrag übernommen (Einheit „monatliche Pauschale").
• Limitierung — das Monatskontingent in Einheiten, Standard 31. Der Hilfetext im Formular sagt es wörtlich: „Abos sind generell limitiert. Um eine Flatrate anzulegen, geben Sie bitte einen entsprechend hohen Wert (z. B. 99) ein. Der Buchungszähler wird monatlich zurückgesetzt." Für Betreuungs-Abos empfiehlt sich ein Tageslimit mit Puffer (z. B. 22, da Monate mehr als 20 Werktage haben können).
• Name und Artikelbeschreibung — erscheinen auf der monatlichen Rechnung.
• Leistungsart — wird beim Anlegen aus der gewählten Kategorie übernommen und ist danach fix. Abo-fähig sind die Kategorien Gruppenstunden, Tagesbetreuung und DogWalk (bei DogWalk kommt ein Pflichtfeld „Walk" für die feste Gassi-Route hinzu).

3. Abo einem Kunden zuweisen

1. Kundenkartei öffnen → Bereich Abos → Abo hinzufügen.
2. Abo-Vorlage, Tier und (bei Betreuungs-Abos) den Betreuungsbereich wählen und speichern. Preis, Kontingent und Texte werden aus der Vorlage kopiert und können je Kunde individuell angepasst werden — spätere Änderungen an der Vorlage wirken nicht rückwirkend auf bestehende Kunden-Abos.
3. Anteiliger Start: Beginnt das Abo mitten im Monat, kann der erste Buchungssatz anteilig berechnet werden; die Reservierungen des laufenden Monats werden auf Wunsch direkt angelegt.
4. Kündigung: Ein Kunden-Abo wird durch Setzen des Ende-Datums beendet; es taucht dann bei der Verlängerung nicht mehr auf.

4. Die monatliche Verlängerung — dein wichtigster Handgriff

Buchungssätze für den Folgemonat entstehen nicht von selbst — es gibt bewusst keinen nächtlichen Automatik-Lauf. Die Verlängerung führst du unter Finanzen → Abonnements („Abonnements verwalten und erneuern") durch:

1. Monat und Jahr wählen.
2. „Alle aktiven Abos" oder ein einzelnes Abo wählen.
3. Optional die Automatik-Häkchen setzen — sie bauen aufeinander auf:
   • Rechnung automatisch erstellen — je Kunde entsteht eine Rechnung mit der Abo-Position (Betreff „MM/JJJJ").
   • Rechnungen automatisch abschließen — vergibt die Rechnungsnummer und erzeugt das PDF.
   • Rechnungen automatisch versenden — schickt die abgeschlossene Rechnung per E-Mail (nur zusammen mit „abschließen" wählbar).
4. Bei Tagesbetreuungs-Abos zusätzlich wählbar: „Bei Verlängerung von Abonnements für die Tagesbetreuung vorbelegte Reservierungen automatisch anlegen." — dann werden für die an der Leistung markierten Wochentage gleich die Betreuungs-Reservierungen des Monats erzeugt.
5. Button „Verlängerung der Abonnements jetzt durchführen".

Ein Doppellauf ist ungefährlich: Existiert der Buchungssatz eines Monats bereits, meldet das System „Buchungssatz #… existiert für Abonnement #… in MM/JJJJ." und legt nichts doppelt an.

Praxis-Tipp: Führe die Verlängerung einige Tage vor Monatsbeginn durch. Solange der Buchungssatz des Folgemonats fehlt, findet das System für Termine dieses Monats „kein Abonnement" — Kundenbuchungen rutschen dann auf Stempelkarte oder Rechnung (siehe Seite „Abo, Stempelkarte oder Rechnung?").

5. Verbrauch, Kontingent und „aufgebraucht"

• Jede Terminbuchung mit passender Leistung im passenden Monat erhöht den Verbrauch des Buchungssatzes; die Buchungsvorschau zeigt dem Kunden den Stand: „Sie buchen X Einheiten auf Abonnement #… mit X von X verfügbaren Einheiten."
• Nicht genutzte Einheiten verfallen zum Monatsende — sie werden nicht in den Folgemonat übertragen. Wer im Vier-Stunden-Abo nur drei Stunden nutzt, startet im nächsten Monat wieder mit vier (nicht fünf) — wie im Fitnessstudio.
• Der Verbrauch wird aus den tatsächlichen Buchungen berechnet (Gruppentermine, Tagesbetreuungs-Reservierungen und manuelle Nachbuchungen) — nicht hochgezählt. Ein Storno gibt das Kontingent deshalb automatisch und vollständig zurück.
• Bei erreichtem Limit markiert das System den Buchungssatz als „aufgebraucht"; weitere Termine in diesem Monat laufen auf Stempelkarte oder Rechnung. Nach einem Storno lebt der Satz automatisch wieder auf.
• Leerbuchungen/Nachbuchungen: Damit korrigierst du das Kontingent manuell — etwa +5 Kulanz-Einheiten oder der Abzug bereits vor Systemstart genutzter Tage. So stimmt die gebuchte Menge immer.

6. Abrechnung und Kundensicht

• Die monatliche Abo-Position erscheint wie jede Leistung in der Leistungsverwaltung und läuft über den normalen Rechnungsweg (sofern du nicht die Automatik-Häkchen der Verlängerung nutzt).
• Im Kundenbereich (Reiter „Abonnements", sofern in den Portal-Einstellungen aktiviert) sieht der Kunde seine Abos mit Status, Kontingent und der monatlichen Verbrauchsaufschlüsselung nach Gruppenterminen, Tagesbetreuung und Nachbuchungen.
• Ein Online-Kauf von Abos durch den Kunden ist derzeit nicht möglich — die entsprechende Portalseite ist als „in Entwicklung" markiert. Abos vergibst du immer über die Kundenkartei.

7. Praxis-Bausteine

• Kündigungsstichtag: Lege organisatorisch fest, bis wann Kunden für den Folgemonat kündigen müssen (bewährt: monatlich kündbar). Wer nicht kündigt, wird beim Monatslauf automatisch verlängert.
• Kalkulations-Hinweis: Viele Betriebe rechnen Abos auf 42 Arbeitswochen im Jahr (Urlaub/Feiertage eingepreist) — wie ein Fitnessstudio: Bei Kundenurlaub läuft das Abo weiter, sonst Kündigung (dann ist der Platz weg).
• Belegungsplan: zeigt pro Tag die eingebuchten Hunde samt Gesamtzahl — deine Auslastung auf einen Blick.
• Fehlersuche „Abo greift nicht": Die vier Klassiker sind (1) Verlängerung für den Terminmonat fehlt, (2) Abo läuft auf das falsche Tier, (3) Abo-Leistung ≠ Gruppen-/Betreuungs-Leistung, (4) Kontingent erschöpft. Die vollständige Prüfliste steht auf der Seite „Abo, Stempelkarte oder Rechnung?".