Gruppen und Kurse sind die beiden Anmeldeformen der Hundeschule — mit einem entscheidenden Unterschied: Bei Gruppen bucht der Kunde jeden Termin einzeln und zahlt nur für teilgenommene Stunden. Bei Kursen meldet er sich einmal für den gesamten Kurs an und zahlt einmalig den Kurspreis. Diese Seite erklärt alle Felder und Abläufe beider Modelle.

1. Gruppe anlegen — die Basisdaten

▶ Video-Anleitung: Tutorial 3: Gruppe mit Einzelleistung verknüpfen — ab Min. 16:42

• Name — Anzeigename der Gruppe (intern und im Portal).
• Thema — liefert Titel, Teaser und Bild für die öffentliche Gruppenseite.
• Trainingskategorie — für Filterung und Zuordnung in Listen.
• Teilnahmeart — „Offene Gruppe" oder „Geschlossene Gruppe"; nach dem Anlegen nicht mehr änderbar. Offen: jeder zugelassene Kunde kann sich je Termin anmelden. Geschlossen: nur die festen Mitglieder der Gruppe können Termine buchen; die Mitgliedschaft entsteht automatisch bei der ersten Buchung, solange das Teilnehmer-Maximum nicht erreicht ist — danach: „Für die geschlossene Gruppe sind keine Anmeldungen mehr möglich."
• Leistung — die pro Gruppenstunde abzurechnende Leistung (nur einfache Leistungen mit einer Einheit, keine Stempelkarten). Nach der ersten Buchung nicht mehr änderbar. Diese Leistung ist der Schlüssel für Abo- und Stempelkarten-Zahlungen (siehe Seite „Abo, Stempelkarte oder Rechnung?").
• Faktor / Anzahl der Einheiten pro Gruppenstunde — Standard 1; multipliziert den Leistungspreis bzw. den Einheitenverbrauch je Termin (z. B. 1,5 für Doppelstunden).
• Preis-/Grundpreisangabe überschreiben + Alternative Kostenangabe — ersetzt die automatische Preisanzeige im Portal durch deinen Freitext.
• Die Gruppe ist aktiv — nur aktive Gruppen erscheinen in der öffentlichen Liste.
• Maximale Anzahl Teilnehmer — der Formular-Hilfetext erklärt den Unterschied: „Für offene Gruppen gelten die Anmeldelimits pro Termin, d.h. es können sich insgesamt mehr Personen als das Limit für die Gruppe einschreiben, jedoch nur so viele Personen wie festgelegt für den Termin selbst anmelden. In einer geschlossenen Gruppe können sich insgesamt nur so viele Mitglieder anmelden, wie für die Gruppe festgelegt wurden und nur diese Personen können sich für die einzelnen Termine anmelden."
• Anzeigereihenfolge — Sortierung in der Gruppenliste.
• Gruppe archivieren — blendet die Gruppe aus aktiven Listen aus, ohne die Historie zu löschen.
• Notizen zum Training / Sonstige Notizen — rein interne Vermerke.
• Beim Speichern eine neue Terminliste an Kunden und Trainer senden — einmaliger Versand, das Häkchen setzt sich danach automatisch zurück.

2. Zahlungsmethoden der Gruppe

Drei Häkchen — „Einzelbuchung (auf Rechnung)", „Abonnement", „Multipass" — bestimmen, welche Zahlwege bei Terminbuchungen dieser Gruppe zulässig sind (alle standardmäßig an). Das System prüft bei jeder Buchung automatisch in der Reihenfolge Abo → Stempelkarte → Rechnung. Entferne alle drei Häkchen, aktiviert das System beim Speichern automatisch wieder die Einzelbuchung. Die vollständige Logik samt Fehlersuche steht auf der Seite „Abo, Stempelkarte oder Rechnung?".

3. Sichtbarkeit einschränken (Eingeschränktes Publikum)

• „Sichtbarkeit sowie Freigabe für Buchungen auf ausgewählte Kontaktgruppen beschränken" — die Gruppe ist dann nur für Kunden sichtbar/buchbar, die einer der verknüpften Kontaktgruppen angehören.
• Je verknüpfter Kontaktgruppe steuert das Häkchen „Buchung freigeschaltet" getrennt, ob die Mitglieder auch buchen dürfen — ohne Häkchen sehen sie die Gruppe, bekommen aber statt des Buchen-Buttons den Hinweis: „Interessieren Sie sich für eine Teilnahme an dieser Gruppe? Bitte kontaktieren Sie uns, damit wir die Details Ihrer Teilnahme persönlich besprechen können."
• „Sichtbarkeitseinschränkung überschreiben und immer anzeigen (auch öffentlich)" — zeigt die Gruppe trotz Einschränkung allen (als Werbung); die Buchung bleibt den freigeschalteten Kontaktgruppen vorbehalten.

4. Warteliste

Der Formular-Hinweis: „Wartelisten sind nur verfügbar für offene Gruppen."

• „Warteschlange für Anmeldungen aktivieren" — ist ein Termin voll, erhält der Kunde statt einer Ablehnung einen Wartelistenplatz: „Buchung erfolgt auf Warteliste. Ihre Position lautet …"
• „Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen" — bei einem Storno rückt der nächste Wartelisten-Eintrag automatisch nach und erhält die Mail „Es ist ein Platz für Sie frei geworden!".
• Wichtig: Wartelisten-Buchungen werden nach dem Termin nicht automatisch entfernt — nicht nachgerückte Kunden trägst du manuell aus.

5. Dauerbucher

Der Formular-Hinweis erklärt es: „Die Dauerbucher-Funktion ermöglicht es Ihnen, einen Hund auszuwählen, welcher beim Erstellen neuer Termine immer automatisch eingebucht wird. Weiterhin ist es möglich Buchungen für einen festgelegten Zeitraum anzulegen, welche nicht vom Kunden storniert werden können, um damit z. B. fortlaufende Kurse zu realisieren." Je Dauerbucher wählbar: bestehende Termine mit einbeziehen, Kundenbenachrichtigung (für bestehende/zukünftige Buchungen), Kundenstorno blockieren, Enddatum.

6. Gruppentermine anlegen und durchführen

• Termin-Felder: Datum/Uhrzeit, Ort, Dauer, Trainer/Co-Trainer, Anmeldeschluss (in Stunden vor Beginn) (Standard 48 — danach: „Anmeldeschluss überschritten. Anmeldung nicht möglich."; gilt nicht für Mitarbeiter) und Online-Absage möglich vor dem Termin (in Stunden) (Standard 48 — die Storno-Frist für Kunden).
• Terminserien: wöchentliche Serien über gewählte Wochentage, optional mit „Sperrzeiten beim Anlegen der Terminserie ignorieren".
• „Gruppen verlängern" (Admin-Werkzeug): kopiert die Wochentags-/Uhrzeit-Struktur aller Termine eines Quellmonats in einen Zielmonat — der schnellste Weg, den Folgemonat aufzubauen.
• Die Termin-Ansicht für Trainer zeigt: „Aktive Anmeldungen: X / Max", die Teilnehmerliste (Halter, Tier mit Rasse/Alter, Zahlweise, Rechnungsstatus-Badge: rot = unberechnet/Entwurf, orange = offen/teilbezahlt, grün = bezahlt) und die Warteliste. Bei Tieren mit „Besondere Vorsicht", „Aggressiv" oder „Maulkorbpflicht" blinkt ein rotes Warnsymbol.
• Nachbuchen: einzeln über „Buchung hinzufügen" am Termin (mit Optionen „Kunden benachrichtigen", „Kundenstorno blockieren", „Validierungen überspringen") oder für mehrere Termine auf einmal über die Sammelbuchung (Schnellauswahl „Vier/Sechs/… Einträge anwählen").
• Es gibt keinen Anwesenheits-Haken: Die Abrechnung entsteht mit der Anmeldung. Wer nicht erschienen ist, bleibt gebucht (und bezahlt) — oder du trägst ihn aus, dann wird das Kontingent zurückgegeben bzw. eine Gutschrift erstellt.
• Termin absagen: Aktion „Termin absagen" mit Warnhinweis „Hierbei werden bestehende Buchungen gelöscht oder ggf. storniert und Gutschriften erstellt." und wählbarer Benachrichtigung (nur angemeldete Kunden oder alle Gruppenmitglieder).

7. Buchungsbuttons und Belegungsanzeige

Im Portal zeigen die Termin-Buttons den Zustand farblich: grün = frei, gelb = nur noch wenige Plätze (über 60 % belegt), rot = ausgebucht, blau = Warteliste möglich, hellblau = „Gebucht (Details)" für bereits angemeldete eigene Hunde. Was die öffentliche Liste zusätzlich zeigt (Ort, Trainer, Auslastung, maximale Teilnehmerzahl, Terminliste), steuerst du zentral in den Einstellungen, Gruppe „Gruppen".

8. Kurse — einmal anmelden, einmal zahlen

• Felder wie bei Gruppen (Name, Thema, Trainingskategorie, aktiv, maximale Teilnehmer, archivieren, Warteliste, Kontaktgruppen-Einschränkung) — mit diesen Unterschieden:
• Leistung — der Preis gilt einmalig für den gesamten Kurs, nicht je Termin.
• Anmeldeschluss — ein festes Datum mit Uhrzeit (nicht Stunden vor Beginn). Nach dem Stichtag verschwindet die Buchungsmöglichkeit automatisch aus dem Portal.
• Online-Absage möglich bis — ebenfalls ein festes Datum; danach: „Diese Buchung kann nicht mehr online storniert werden. Ende der Stornofrist war … Uhr."
• Zahlung per Gruppen-Multipass: Kurse kennen kein Abo. Optional aktivierst du „Zahlung per Gruppen-Multipass" mit eigener Einheitenzahl (Standard 3) und der Ziel-Kartenleistung — dann wird zuerst die Stempelkarte geprüft, sonst entsteht automatisch die Einzelrechnung für den Kurs.
• Kurstermine — je Termin: Datum/Uhrzeit, Ort, Dauer (Standard 60 Minuten), Trainer/Co-Trainer, „Fokus der Stunde" (Freitext oder Lektion), Trainingsnotizen für den Kunden (im Kundenbereich sichtbar), Kundenbemerkungen für die E-Mail-Benachrichtigung, interne Notizen und Terminserien.
• Storno nach Abrechnung: Wird eine Kursbuchung nach Rechnungsabschluss storniert, erstellt das System automatisch eine Gutschrift („Automatische Gutschrift für Storno …").
• Teilnahmebescheinigungen oder Zertifikate gibt es derzeit nicht als Systemfunktion.

9. Kundensicht in Kürze

1. Kunde öffnet die Gruppen- oder Kursseite im Portal, wählt einen Termin bzw. den Kurs.
2. Voraussetzungen: angemeldet, „Für Buchungen freigeschaltet", mindestens ein Tier registriert, ggf. passende Kontaktgruppe.
3. Tier(e) per Häkchen wählen; die Vorschau zeigt den ermittelten Zahlweg (Abo-/Kartenstand oder „auf Rechnung").
4. Nach der Buchung: Bestätigungsmail (sofern der Kunde Benachrichtigungen nicht deaktiviert hat), Eintrag im Kundenbereich unter „Gruppentermine" bzw. „Kurstermine" mit Stornolink innerhalb der Frist.