Neben dem Tagesgeschäft bringt PetWorkers eine Reihe von Werkzeugen und Hintergrundfunktionen mit: Datenimport, DSGVO-Selbstauskunft, Newsletter, Cloud-Anbindung, Datensicherung und die automatischen Hintergrundläufe. Diese Seite erklärt jedes Werkzeug — und räumt mit falschen Erwartungen an „nächtliche Automatiken" auf.

1. Papierkorb und Duplikat-Assistent

• Papierkorb: Gelöschte Datensätze (Kontakte, Leistungen, Gruppen u. v. m.) landen zunächst hier und lassen sich wiederherstellen; nur wenige Daten werden aus Konsistenzgründen sofort entfernt. Endgültiges Löschen scheitert, solange Verknüpfungen bestehen (z. B. Rechnungspositionen — Aufbewahrungspflicht).
• Assistent für doppelte Kontakte: durchsucht den Bestand nach möglichen Dubletten (gleicher Vor-/Nachname bzw. gleiche E-Mail-Adresse) — regelmäßig laufen lassen, bevor Dubletten Buchungen und Abrechnungen aufspalten.

2. Datenimport (Kontakte und Tiere)

• Importierbar sind Kontakte und Tiere aus einer CSV-Datei (Semikolon-getrennt); der Zeichensatz wird automatisch erkannt.
• In der Import-Konfiguration ordnest du je Zielfeld die Spaltenposition der CSV zu — oder einen festen Wert für alle Zeilen. Nachschlagefelder (z. B. Rasse) werden über den Namen aufgelöst, E-Mail-Adressen auf Format und Dubletten geprüft, Kennwörter sicher verschlüsselt, Tiere über Name+Halter gegen Doppelanlage geschützt.
• Der Lauf protokolliert jede Zeile („Zeile 00001: …"); je nach Feld bricht ein Fehler den ganzen Import ab oder überspringt nur die Zeile.
• Alle importierten Datensätze tragen eine Import-Sitzungskennung — so bleibt nachvollziehbar, was aus welchem Import stammt. In der Praxis übernimmt den Import meist der Support im Rahmen der Datenübernahme.

▶ Video-Anleitung: Neue Mailvorlagen mit Sie-/Du-Ansprache — ab Min. 11:34  ·  Tutorial 2: System-Vorlagen

3. E-Mail-Vorlagen (Systemvorlagen)

• Alle automatischen Mails (Buchungsbestätigungen, Registrierung, Rechnungen …) basieren auf Systemvorlagen, die Administratoren einsehen und deren Texte sie anpassen können. Die neueren Vorlagen existieren je Anlass in zwei Fassungen — förmlich („Sehr geehrte/r …") und locker („Hallo Vorname"); maßgeblich ist die am Kontakt hinterlegte Ansprache, Standard ist die förmliche Fassung.
• Das Grundgerüst (Kopf, Logo, Fußzeile mit Firmendaten und Rechts-Links) liefert eine zentrale Rahmenvorlage — in den Einzelvorlagen pflegst du nur die eigentlichen Textinhalte. Platzhalter in geschweiften Klammern füllt das System automatisch; lass sie unverändert stehen.
• Ändere Vorlagen sparsam und teste danach mit „E-Mail-Versand testen" (Einstellungen) — fehlerhafte Eingriffe in das HTML-Gerüst können die Darstellung in Mail-Programmen zerstören.

4. DSGVO-Funktionen

• Kunden verwalten ihre Einwilligungen (Datenschutz/Nutzungsbedingungen, Messengernutzung, Foto-/Filmaufnahmen) selbst über die Datenschutz-Seite des Portals; gespeichert wird je Einwilligung der Zeitstempel und der Wortlaut, dem zugestimmt wurde.
• Nach jedem Speichern verschickt das System automatisch die vollständige DSGVO-Datenauskunft per Mail an Kunde und Betreiber; der Kunde kann sie außerdem jederzeit neu anfordern.
• Mit „Zustimmung erzwingen" (Einstellungen, Rechtliches) verlangst du von allen Bestandskunden die erneute Zustimmung beim nächsten Login — inklusive Knopf „Zustimmungen zurücksetzen".
• Das Feld „Persönliche Ausschlüsse" am Kontakt hält individuelle Einschränkungen fest (z. B. „keine Fotos auf Social Media").

5. Newsletter

• Newsletter baust du aus geordneten Abschnitten (je optional Kopfbild, Titel, Inhalt, Fußbild) in einem von drei Layouts (Standard/Minimal/eigenes CSS).
• Empfängerauswahl beim Versand: Kontaktgruppen (mit Anzeige der Mitglieder- und Newsletter-Opt-in-Zahl je Gruppe) oder dynamische Segmente (Tier-Altersgruppen vom Welpen bis zum Senior; alle Kontakte/Kunden/Lieferanten).
• Versendet wird nur an Kontakte mit aktivem Newsletter-Häkchen, dedupliziert nach E-Mail-Adresse; je Kontaktgruppe können zusätzliche externe Empfängeradressen hinterlegt sein. Der Versand läuft über die Mail-Warteschlange im Hintergrund.
• Kunden melden sich über die An-/Abmeldeseiten selbst an und ab (mit Bestätigungsmail an beide Seiten); der Bericht „Abonnentenliste" liefert alle Empfängeradressen.

6. Dokumente und Cloud (NextCloud)

• Interaktive Dokumente (Trainings-/Therapiepläne) erstellst du direkt im System — abschnittsweise mit Bildern, als PDF exportierbar, für den Kundenbereich freigebbar und dort vom Kunden kommentierbar. Details auf der Seite „Kontakte, Tierakte & CRM".
• Cloud-Anbindung: Auf Wunsch erhält jeder Mitarbeiter (oder die Firma zentral) einen Cloud-Zugang mit Speicher, Kalender-Synchronisation (ein Kalender je Mitarbeiter, für Smartphone/Tablet abonnierbar) und Kontakte-Synchronisation. Gehostet in Deutschland; Zugänge legst du je Mitarbeiter an und setzt dort auch Passwörter zurück.

7. Datensicherung

• Die Datenbank wird automatisch gesichert, sobald die letzte gültige Sicherung älter als 6 Stunden ist; alte Sicherungen werden nach 2 Tagen aufgeräumt (die jüngste gültige bleibt immer erhalten). Jede Sicherung wird auf Vollständigkeit geprüft, bevor sie die vorherige ersetzt.
• Zusätzlich kann der Support jederzeit eine manuelle Sicherung anstoßen.

8. Hintergrundläufe — was wirklich automatisch passiert

Damit keine falschen Erwartungen entstehen, hier die vollständige Liste der Automatiken:

• Täglich 12 Uhr: Bankabgleich — lädt neue Kontobewegungen und ordnet Zahlungen offenen Rechnungen zu (exakter Betrag + Rechnungsnummer im Verwendungszweck); Ergebnisbericht per Mail. Details auf der Seite „Zahlungen, Gutschriften & Finanzübersicht".
• Mail-Warteschlange — Systemmails werden gesammelt und in Schüben versendet.
• Datensicherung — siehe oben.
• Nicht automatisch laufen dagegen: die Abo-Verlängerung (manuell unter Finanzen → Abonnements), der Rechnungslauf (manuell über den Rechnungsassistenten), Zahlungserinnerungen/Mahnungen (manuell je Rechnung) und Impf-Erinnerungen (der Ampel-Bericht rechnet beim Öffnen, verschickt aber nichts). Diese bewussten Handgriffe halten dich in Kontrolle über Geld und Kundenkommunikation.

9. Sperrzeiten

Mit Sperrzeiten (Terminverwaltung) blockierst du Zeiträume für Buchungen — Urlaub, Feiertage, Betriebsferien. Terminserien können Sperrzeiten beim Anlegen wahlweise ignorieren („Sperrzeiten beim Anlegen der Terminserie ignorieren"). Ein wiederkehrendes Öffnungszeiten-Raster gibt es nicht; regelmäßige Verfügbarkeit steuerst du über die Wochenpläne der Betreuungs-Leistungen und deine Terminplanung.

10. Gesundheitsstatus des Systems

Ein Überwachungs-Endpunkt prüft das System regelmäßig von außen (er stößt dabei auch die automatische Sicherung an). Bei Störungen erhält der Betreiber automatische Fehlermeldungen per Mail.