Diese Seite zeigt das Kundenportal aus der Sicht deiner Kunden — vom ersten Registrieren über den Kundenbereich bis zur Online-Buchung — und nennt zu jedem Schritt die Stellschraube, mit der du als Betreiber das Erlebnis steuerst.

▶ Video-Anleitung: Tutorial 6: Kontaktgruppen, Kundengruppen & Seiten

1. Registrierung: der Weg eines Neukunden

1. Registrieren: Der Kunde füllt das Formular aus (E-Mail, Vor-/Nachname, Mobilnummer, Kennwort mit 8–15 Zeichen) und akzeptiert die Pflicht-Zustimmung zu Nutzungsbedingungen/Datenschutz. Spam-Schutz inklusive (u. a. muss die Telefonnummer mit 0 oder + beginnen). Existiert die E-Mail bereits, verweist das System auf Anmeldung und Kennwort-Zurücksetzen.
2. Bestätigungslink: Der Kunde erhält die Validierungsmail. Die Erfolgsmeldung kündigt es an: unvollständige Registrierungen werden nach 24 Stunden gelöscht.
3. Registrierung abschließen: Über den Link vervollständigt der Kunde seine Daten (Anrede, Adresse, Telefon, Notfallkontakt, „Wie haben Sie von uns erfahren?", Newsletter ja/nein). Danach ist das Konto aktiv, die Kundennummer vergeben, und dein Team wird intern benachrichtigt.
4. Buchungsfreigabe: Je nach Einstellung „Automatische Buchungsfreigabe" darf der Kunde sofort buchen — oder er liest: „Bitte beachten Sie, dass wir Ihre Registrierung zunächst manuell prüfen und Sie erst im Anschluss an diese Prüfung Buchungen über unser Kundenportal durchführen können." Offene Freigaben zeigt dein Dashboard („FREISCHALTUNG").
5. Tier anlegen: Ohne registriertes Tier ist keine Terminbuchung möglich; die abschließende Meldung fordert dazu auf, und die einstellbare Erinnerung („Tierregistrierung: Mitteilung …") erscheint nach jedem Login, bis ein Tier existiert.

Deine Stellschrauben: „Registrierung aktivieren" (sonst erscheint statt des Formulars die Bitte um persönliche Kontaktaufnahme), „Automatische Buchungsfreigabe", „Kundenlogin aktivieren" (der Portal-Hauptschalter), die Zustimmungstexte (Einstellungen → Rechtliches) und die Kontaktgruppen-Automatik „Bei Neuregistrierungen automatisch hinzufügen".

2. Anmelden und Kennwort

• Login mit E-Mail und Kennwort; „Angemeldet bleiben" optional. Voraussetzung: Konto aktiv und validiert.
• Kennwort vergessen: Der Reset-Link ist 24 Stunden gültig; das neue Kennwort braucht mindestens 8 Zeichen. Aus Sicherheitsgründen verrät die Anforderungsseite nicht, ob eine Adresse im System existiert.
• Die Hinweistexte des Login-Bereichs („Anmeldung erforderlich", „Kennwort vergessen", „Nicht registriert", „Tipps & Hinweise zur Anmeldung") passt du unter Standardtexte an.

3. Der Kundenbereich — alle Reiter

Welche Reiter erscheinen, steuerst du einzeln in den Einstellungen (Gruppe „Kundenbereich"). Der volle Umfang:

• Persönliche Daten (immer): Stammdaten, Notfall- und Alternativkontakt, SEPA-Mandatsstatus (maskierte IBAN), Newsletter-Status, Datenschutz-Zusammenfassung. Aktionen: „Persönliche Daten bearbeiten" (Vor-/Nachname sind gesperrt; jede Änderung meldet das System intern an dein Team), „Kennwort ändern", „Lastschriftmandat erteilen", „Newsletter an-/abmelden", „Datenschutz-Einstellungen".
• Registrierte Haustiere: alle Tiere als Karten mit Bild; je Tier „Bild hochladen", „Impfungen verwalten" (siehe unten) und ggf. „Trainingspläne"/„Therapiepläne". Buttons zum Registrieren neuer Tiere je aktivierter Tierart.
• Trainingspläne / Therapiepläne: die von dir freigegebenen Dokumente — mit PDF-Download und Kommentarfunktion (Text, Bild, Videolink, Datei).
• Einzeltermine: eigene Termine (aktuell/vergangen) mit Trainer, Ort samt Anfahrtslink, Trainingsnotizen, Abrechnungsart (Einzelleistung/Stempelkarte/Abo) und Rechnungsstatus.
• Gruppentermine: alle Anmeldungen inklusive Wartelisten-Position, mit „Stornierungsoptionen"-Link je aktuellem Termin.
• Kurstermine: Kursbuchungen mit allen Terminen, Orten, Trainern, Notizen und Stornolink.
• Tagesbetreuung: künftige Reservierungen mit Bring-/Abholzeit, Tarif, Zahlungsart und Stornolink.
• Pension: offene Anfragen und bestätigte Buchungen (ohne Online-Storno — Pension läuft über dich).
• Stempelkarten (Multipässe): jede Karte mit Restguthaben, Gültigkeit, Rechnungsstatus und der Aufschlüsselung aller abgestempelten Termine; dazu „Stempelkarten online buchen" für freigegebene Karten.
• Abonnements: Abos mit Status, Kontingent und monatlicher Verbrauchsübersicht.
• Rechnungen: Rechnungsliste mit Status und PDF-Download (ab dem eingestellten Stichtag, ohne Entwürfe).
• Info: Dein Freitext aus der Einstellung „Kundeninformation im Kundenportal".

4. Impfungen aus Kundensicht

Je Tier pflegt der Kunde Impfdatum und nächste Fälligkeit für Staupe, Hepatitis, Parvovirose, Parainfluenza, Leptospirose, Tollwut sowie die Entwurmung — plus bis zu drei Impfpass-Fotos (JPG, max. 5 MB). Oben steht die Prüf-Ampel: rot „Ihre Informationen wurden noch nicht bestätigt.", nach deiner Prüfung grün „Wir haben Ihre Informationen zuletzt am … geprüft." Jede Änderung des Kunden setzt die Ampel zurück auf „ungeprüft" — dein Signal, neu zu kontrollieren.

5. Online buchen: die vier Strecken

• Gruppenstunden: Terminseite öffnen → Tier(e) anhaken → Zahlweg-Vorschau (Abo/Karte/Rechnung) → verbindlich buchen. Die Meldungen führen den Kunden: Anmeldeschluss überschritten, ausgebucht (ggf. mit Wartelisten-Angebot), „nur eingeschränkt buchbar" bei Kontaktgruppen-Beschränkung, Aufforderung zur Tierregistrierung. Storno online innerhalb der Frist über den Stornolink.
• Kurse: einmalige Anmeldung für den ganzen Kurs bis zum Anmeldeschluss-Datum; Storno bis zum Storno-Stichtag.
• Tagesbetreuung: Wochenkalender mit Checkbox je Tag und Hund; je nach Kundengruppe sofort bestätigte Reservierung oder Anfrage. Button „Kostenpflichtig & verbindlich buchen" mit zwei Pflicht-Häkchen (Kosten/Bedingungen, Datenschutz).
• Einzeltermine (Terminfreigaben): Der Kunde wählt aus den freigegebenen Zeitfenstern je Termin die gewünschte Leistung (per Auswahl mit Preisangabe) und beschreibt sein Anliegen („Bitte beschreiben Sie uns, worum es bei Ihrem Termin … gehen soll.") — das ist eine Reservierungsanfrage: „Bitte beachten Sie, dass der Termin erst nach Erhalt einer Bestätigung als gebucht gilt." Du bestätigst die Anfrage im Backoffice („Terminanfragen": Einbuchen / Ablehnen / Ablehnen & Nachricht). Beim Einbuchen den Haken für die Kundenbenachrichtigung setzen; beim Ablehnen ohne Nachricht verschickt das System bewusst keine automatische Absage — informiere den Kunden persönlich.

Alle Buchungsstrecken setzen Anmeldung und Buchungsfreigabe voraus; sonst erscheint einheitlich: „Um eine Buchung durchzuführen, müssen Sie angemeldet und für Buchungen freigeschaltet sein. Falls Sie sich gerade erst registriert haben, bitten wir um etwas Geduld, da wir Ihre Registrierung persönlich prüfen." Einzige Ausnahme: Die Pensions-Anfrage funktioniert auch als Gast ohne Konto.

6. Automatische E-Mails an Kunden

Das System verschickt automatisch: Registrierungs- und Kennwort-Mails, Buchungs- und Stornobestätigungen für Gruppen und Kurse, Termin-Änderungsbenachrichtigungen (auch als Sammelversand bei geänderten Serien), Einzeltermin-Bestätigungen und -Absagen, Wartelisten-Nachrück-Mails, Tagesbetreuungs- und Pensionsbestätigungen, SEPA-Mandatsbestätigungen, DSGVO-Auskünfte und die Rechnungen selbst. Zwei Bremsen gibt es: das Kontakt-Häkchen „Benachrichtigungen sind aktiv" (schaltet Buchungsmails für diesen Kunden ab) und den Umstand, dass Erinnerungen (Zahlung, Impfung) bewusst nie automatisch verschickt werden — die stößt du an.

7. Sichtbarkeit und Design

• Was das Portal-Menü zeigt (Kalender samt Modus und Beschriftung, Kontaktformular), steuern die Einstellungen der Gruppe „Kundenportal"; die Modul-Schalter blenden ganze Angebotsbereiche ein und aus.
• Farben, Schriften, Kopf- und Fußbereich, Widgets und eigenes CSS pflegst du im Layout-Bereich — siehe Seite „Layout & Kundenportal".