Rechnungen durchlaufen in PetWorkers einen festen Lebenszyklus: Entwurf → Abschluss (mit Nummernvergabe und PDF) → Versand → Zahlung → gegebenenfalls Storno mit Korrekturrechnung. Diese Seite erklärt jeden Schritt samt der elektronischen Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) und dem Erinnerungs- und Mahnversand.

▶ Video-Anleitung: Rechnungswesen: Rechnung anlegen — ab Min. 7:05  ·  E-Rechnung erstellen & validieren — ab Min. 6:32

1. Die Rechnungsstatus

• ENTWURF — frei bearbeitbar, Positionen können hinzugefügt und entfernt werden; als Nummer steht „ENTWURF".
• OFFEN — abgeschlossen mit echter Nummer, wartet auf Zahlung.
• TEILWEISE BEZAHLT / BEZAHLT — abhängig von den gebuchten Zahlungseingängen.
• STORNIERT — durch eine Korrekturrechnung neutralisiert.
• Die Anzeige unterscheidet automatisch „Rechnung" und „Gutschrift": Ist die Summe negativ, wird das Dokument als Gutschrift geführt.

2. Entwurf anlegen und füllen

• Neue Rechnung → das System übernimmt Einleitungssatz, Zahlungsbedingungen (mit Platzhalter {invoice_target}), Betreff- und Leistungszeitraum-Vorbelegung aus den Finanz-Einstellungen; Zahlungsziel = heute + eingestellte Tage (Standard 10).
• Positionen kommen aus dem Leistungskatalog, als freie Position oder gesammelt über „Alle nicht berechnete Leistungen hinzufügen" (holt alle offenen Positionen des Kunden).
• Ein Entwurf lässt sich jederzeit löschen — die enthaltenen Positionen werden dabei nicht gelöscht, sondern nur von der Rechnung gelöst und stehen wieder als „unberechnet" bereit.

3. Abschluss („Bearbeitung abschließen")

• Der Abschluss vergibt die endgültige Rechnungsnummer: „R" + Jahr (zweistellig) + Monat + vierstellige laufende Nummer (z. B. R25080123). Die Vergabe ist transaktionsgesichert — Nummern sind lückenlos eindeutig.
• Gleichzeitig entsteht das PDF; schlägt die PDF-Erzeugung fehl, wird der komplette Abschluss zurückgerollt.
• Ab jetzt ist die Rechnung gesperrt: „Diese Rechnung ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden." Korrekturen laufen nur noch über Gutschrift oder Storno.
• Auf Wunsch direkt im selben Schritt: „als PDF versenden".

4. Elektronische Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD)

• Bei jedem Versand erzeugt das System die XML-E-Rechnung (Profil XRechnung) neu und hängt sie neben dem PDF an — so werden frühere XML-Fehler automatisch durch eine korrigierte Fassung ersetzt.
• Grundlage sind die Finanz-Einstellungen: USt-ID bzw. Steuernummer (bei aktivierter Kleinunternehmerregelung mit dem Befreiungsgrund „Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG."), Währungscode, Registerangaben.
• Für reine Privatkunden lässt sich der XML-Anhang mit der Einstellung „XML-e-Rechnung bei Rechnungsversand nicht anhängen" abschalten.
• Optional druckt das System einen Bezahl-QR-Code auf die Rechnung (SEPA oder Schweizer QR-Rechnung; Einstellung „QR-SWISS/QR-SEPA aktivieren").

5. Versand, Erinnerung und Mahnung

Der Versanddialog kennt drei Anlässe mit je eigenen, in den Einstellungen vorbelegten Texten:

• Nochmaliger Versand — der Alltagsfall. Der UI-Tipp dazu: „Es ist völlig normal, dass Endkunden mal ihre Rechnung vermissen. Nochmal schicken tut nicht weh. :)"
• Zahlungserinnerung — freundlicher erster Anstoß.
• Mahnung — die förmliche Stufe.

Jeder Versand wird mit Zeitstempel gespeichert; die Rechnungsübersicht zeigt per Symbol, ob eine Rechnung erstmals gesendet, erneut gesendet, erinnert oder gemahnt wurde. Überfällige Rechnungen (Zahlungsziel überschritten, nicht bezahlt) erscheinen rot. Eine automatische Mahnstufen-Maschine gibt es bewusst nicht — du entscheidest je Fall; CC-Adressen (mit Semikolon getrennt) sind möglich, der Absendername kommt aus „Absendername (Rechnungen)".

6. Zahlungen auf die Rechnung buchen

• Zahlungseingänge buchst du unter Finanzen → Zahlungseingänge (Offene-Posten-Liste mit Sofortbuchungsformular je Rechnung: Datum, Zahlart, Buchungstext, Betrag mit Restbetrag vorbelegt) oder direkt an der Rechnung.
• Ein Überbuchungsschutz verhindert Fehler: „Buchungsbetrag darf offenen Betrag nicht überschreiten. Buchen fehlgeschlagen."
• Nach jeder Buchung setzt das System den Status automatisch neu: bezahlt bei exaktem Ausgleich, sonst teilweise bezahlt.
• Zur automatischen Zuordnung von Banküberweisungen siehe die Seite „Zahlungen, Gutschriften & Finanzübersicht" (Bankabgleich).

7. Storno und Korrekturrechnung

• Der Storno einer abgeschlossenen Rechnung erzeugt eine Korrekturrechnung (Nummer = Originalnummer + „-S") mit allen Positionen in umgekehrtem Vorzeichen, setzt das Original auf STORNIERT und storniert alle bereits gebuchten Zahlungen als Gegenbuchung. Der Warnhinweis vor dem Storno sagt es wörtlich: „Auf der Rechnung erfasste Zahlungseingänge werden bei Stornierung dieser Rechnung ebenfalls storniert, d.h. pro Buchung eine Gegenbuchung mit dem umgekehrten Betrag erstellt."
• Nicht stornierbar ist eine Rechnung, wenn für eine ihrer Positionen bereits eine Einzel-Gutschrift existiert: „Es existiert bereits eine Gutschrift für eine oder mehrere der Positionen auf dieser Rechnung. Storno nicht möglich. Bitte erstellen Sie eine Gutschrift in der gewünschten Höhe und verbuchen Sie diese."
• Für Teil-Korrekturen nutze statt des Vollstornos die Einzelpositions-Gutschrift — siehe Seite „Zahlungen, Gutschriften & Finanzübersicht".

8. Praxis-Tipps

• PDF und XML einer Rechnung lassen sich jederzeit neu abrufen; der Sammel-Download („Belege exportieren (ZIP)") liefert alle Rechnungsdokumente eines Zeitraums für den Steuerberater.
• Das grüne [SEPA]-Kennzeichen neben dem Kundennamen zeigt ein erteiltes Lastschriftmandat; der Filter „Nur Datensätze mit Mandat" grenzt die Liste für den Lastschrift-Export ein.
• Rechnungen sind für Kunden im Kundenbereich sichtbar (Reiter „Rechnungen", ab dem eingestellten Stichtag, ohne Entwürfe) — inklusive PDF-Download.