Das Kassenbuch: Bargeld im Griff

Das Kassenbuch in PetWorkers ist ein Bargeld-Kassenbuch: Es verwaltet den Bestand deiner Kasse — was an Bargeld hineinkommt, was herausgenommen wird und wie viel gerade drin ist. Jeder Eintrag ist eine reine Kassenbewegung und erscheint für sich genommen weder in der Finanzübersicht noch im DATEV-Export.

Seit dem Update vom 26.08.2026 gibt es aber eine Brücke zum Rechnungswesen: Du kannst einen Eintrag optional einer offenen Rechnung oder Gutschrift zuordnen. Dann entsteht neben der Kassenbewegung automatisch die passende Zahlung an diesem Beleg — die Rechnung gilt sofort als (teilweise) bezahlt, und du musst den Betrag nicht mehr zweimal erfassen. Ohne diese Zuordnung bleibt alles wie bisher: reine Kassenbewegung, kein Bezug zum Rechnungswesen. Fehlt die Auswahl auf deiner Instanz, ist das Update vom 26.08.2026 dort noch nicht eingespielt.

1. Kassenbuch anlegen

Unter Stammdaten → Kassenbücher (nur Administratoren) legst du ein neues Kassenbuch an — es braucht nur einen Namen (z. B. „Kasse Laden 2026 Q3"); der Name muss eindeutig sein. Dabei gelten steuerlich begründete Regeln, die das System durchsetzt:

• Ein Kassenbuch kann nach dem Anlegen nicht gelöscht und sein Name nicht geändert werden.
• Einträge können nie gelöscht oder verändert werden. Vertippt? Der Ausgleich ist eine Gegenbuchung (Entnahme bzw. Einzahlung) mit erklärendem Buchungstext.
• Für die Übersicht empfiehlt sich ein viertel- oder halbjährlicher Übertrag: neues Kassenbuch anlegen und als ersten Eintrag den Endbestand des alten Buchs einzahlen.

2. Kassenbuch aktivieren

Es ist immer genau ein Kassenbuch aktiv, und nur in das aktive Buch kann eingetragen werden. Aktiv wird ein Buch über den Haken „aktiv" beim Anlegen oder Bearbeiten — das System nimmt dabei automatisch allen anderen Büchern den Aktiv-Status. Jede Aktivierung wird protokolliert. Die älteren Bücher bleiben mit allen Einträgen einsehbar, sind aber abgeschlossen.

3. Einträge erfassen

Das aktive Kassenbuch führst du unter Finanzen → Kassenbuch. Die Seite sehen Administratoren und die Rolle „BackOffice — Büro & Buchhaltung"; die Rolle „BackOffice — Sach- und Rechnungsbearbeitung" nur, wenn in den Einstellungen die BackOffice-Berechtigung „Kassenbuch" eingeschaltet ist. Je Eintrag gibst du an:

• Datum (Belegdatum) — vorbelegt mit heute.
• Art — Einzahlung (Geld kommt in die Kasse) oder Entnahme (Geld wird herausgenommen).
• Buchungsbetrag (Brutto) — immer positiv; ob er den Bestand erhöht oder senkt, bestimmt die Art.
• davon USt. in % — der im Betrag enthaltene Steuersatz; das System rechnet den Steuerbetrag aus dem Brutto heraus und zeigt ihn in der Liste. Bei steuerfreien Vorgängen (z. B. Übertrag, Privateinlage) trägst du 0 ein.
• Buchungstext (Verwendungszweck) — Pflicht; beschreibe den Vorgang so, dass er auch später nachvollziehbar ist.
• Kontakt — optional, wenn der Vorgang zu einem Kunden gehört.
• Auf Rechnung/Gutschrift buchen — optional; siehe Abschnitt 4.
• Beleg für Entnahme — optional eine Datei (PDF, JPG, PNG), z. B. die Quittung des Einkaufs; sie hängt danach am Eintrag (Symbol in der Liste).

Wichtige Regeln beim Buchen:

• Der erste Eintrag eines Kassenbuchs ist immer der Übertrag aus dem vorherigen Buch — oder, wenn es das erste ist, der aktuelle Anfangsbestand der Kasse (jeweils als Einzahlung).
• Der Kassenbestand kann nie negativ werden — eine Entnahme über den Bestand hinaus lehnt das System ab („Kassenbuch kann keine negativen Beträge aufweisen."). Das ist gewollt: Aus einer echten Kasse kann man nicht mehr herausnehmen, als drin liegt; prüfe in dem Fall, ob Einzahlungen fehlen.
• Zu jeder Einzahlung erzeugt das System automatisch eine Quittung als PDF (Format A5 quer) — abrufbar über das rote PDF-Symbol am Eintrag, z. B. zum Aushändigen an den Einzahler.

4. Bar kassieren: den Eintrag auf eine Rechnung buchen

Zahlt ein Kunde eine Rechnung in bar, kannst du beides in einem Schritt erledigen. Unter dem Kontaktfeld steht dafür die Auswahl „Auf Rechnung/Gutschrift buchen (optional)". Sie listet alle offenen Rechnungen und Gutschriften mit Belegnummer, Datum, Kunde und offenem Betrag.

Wählst du einen Beleg aus, passiert Folgendes:

• Der Kassenbuch-Eintrag entsteht wie immer und erhöht bzw. senkt den Kassenbestand.
• Zusätzlich entsteht am gewählten Beleg eine Zahlung mit der Zahlart „Bar". Die Rechnung wechselt dadurch sofort auf „teilweise bezahlt" bzw. „bezahlt".
• Der Kontakt wird aus dem Beleg übernommen — eine abweichende Auswahl im Kontaktfeld wird dabei überschrieben, damit Kassenzeile und Rechnung denselben Kunden zeigen.
• In der Buchungsliste erscheint die Belegnummer in der Spalte „Beleg" (auch im CSV-Export).

Welche Art gehört auf welchen Beleg? Eine Einzahlung gehört auf eine Rechnung (der Kunde zahlt), eine Entnahme auf eine Gutschrift (du zahlst dem Kunden Geld zurück). Passt die Kombination nicht, überschreitet der Betrag den noch offenen Rest oder ist der Beleg bereits bezahlt, dann wird gar nichts gebucht — auch der Kassenbuch-Eintrag selbst nicht — und das System nennt dir den Grund. Du kannst die Eingabe also einfach korrigieren und erneut speichern.

Teilzahlungen sind möglich: Buche einfach den Betrag, den der Kunde gerade bezahlt. Die Rechnung bleibt dann „teilweise bezahlt", und du kannst den Rest später — bar oder auf jedem anderen Weg — nachbuchen.

5. Warum sich diese Zahlungen nicht stornieren lassen

Eine Zahlung, die aus dem Kassenbuch stammt, kannst du nicht stornieren. Unter Finanzen → Finanzbuchungen und Zahlungsausgänge wird der Storno-Knopf bei solchen Buchungen gar nicht erst angeboten; an seiner Stelle steht ein Sparschwein-Symbol mit dem Hinweis, aus welcher Kassenbuchung sie stammt. Auch die zugehörige Rechnung lässt sich nicht mehr stornieren — die Meldung nennt dir die betroffene Kassenbuchung.

Der Grund ist derselbe, aus dem sich Kassenbuch-Einträge grundsätzlich nicht ändern lassen: Das Kassenbuch ist eine fortlaufende Kette mit mitgeführtem Kassenbestand. Würde die Zahlung storniert, stünde die Rechnung wieder als offen da — während das Bargeld weiter in deiner Kasse liegt und in der Buchhaltung fehlen würde.

So korrigierst du stattdessen (das ist der buchhalterisch saubere Weg):

1. Gib das Geld an den Kunden zurück und erfasse das im Kassenbuch als Entnahme mit erklärendem Buchungstext.
2. Erstelle für die Rechnung eine Gutschrift in der gewünschten Höhe.
3. Die Entnahme aus Schritt 1 kannst du direkt auf diese Gutschrift buchen — dann ist auch sie sofort ausgeglichen.

6. Die Buchungsliste und der Export

Unter dem Formular steht die vollständige Buchungsliste des Kassenbuchs — neueste zuerst, mit Steuersatz, Steuerbetrag, Betrag, Belegnummer und dem fortlaufenden Kassenbestand nach jedem Eintrag. Die unterste sichtbare Bestandszahl der jüngsten Buchung ist der aktuelle Inhalt deiner Kasse. Über den CSV-Link unter der Liste exportierst du das komplette Kassenbuch als Datei — so übergibst du es dem Steuerbüro.

Das Kassenbuch selbst ist bewusst nicht Teil des DATEV-Exports; der deckt Rechnungen und die unter Zahlungsausgänge erfassten Ausgaben ab (siehe die Seite „DATEV-Export" in diesem Kapitel). Hast du einen Eintrag auf eine Rechnung gebucht, ist die daraus entstandene Zahlung allerdings sehr wohl im DATEV-Export enthalten — als ganz normale Zahlung an dieser Rechnung, genau wie eine Überweisung. Doppelt erfasst wird dabei nichts: Der Kassenbuch-Eintrag geht per CSV ans Steuerbüro, die Rechnungszahlung über DATEV.

7. Kurz zusammengefasst

1. Einmalig: Kassenbuch unter Stammdaten → Kassenbücher anlegen und aktivieren.
2. Erster Eintrag: Anfangsbestand bzw. Übertrag als Einzahlung.
3. Laufend: jede Bargeldbewegung sofort als Einzahlung oder Entnahme erfassen — mit Steuersatz, Verwendungszweck und bei Entnahmen möglichst mit Beleg.
4. Bar kassierte Rechnung? Beim Eintrag den Beleg auswählen — Kassenbuch und Rechnung sind damit in einem Schritt erledigt.
5. Korrektur nötig? Nie stornieren, sondern Gegenbuchung im Kassenbuch plus Gutschrift für die Rechnung.
6. Quartals- oder halbjahresweise: neues Buch anlegen, Endbestand übertragen, neues Buch aktivieren.
7. Fürs Steuerbüro: CSV-Export aus der Buchungsliste.