DATEV-Export: Einnahmen & Ausgaben ans Steuerbüro

Mit dem DATEV-Export übergibst du deine Buchhaltung strukturiert an das Steuerbüro: Der Steuerberater importiert die Datei direkt in DATEV, statt Rechnungen von Hand abzutippen. Diese Seite beschreibt den gesamten Weg — von der einmaligen Einrichtung über das Erfassen der Ausgaben bis zum Monatsexport mit allen Dateien und Fehlermeldungen.

1. Die drei Bausteine im Überblick

Alles findest du unter Finanzen → DATEV Export (sichtbar ab der Rolle „BackOffice — Büro & Buchhaltung"):

• EXTF-Datei exportieren — der Buchungsstapel: eine CSV-Datei im DATEV-Format „EXTF" (Buchungsstapel, Formatversion 12) mit allen Buchungen des gewählten Monats. Das ist die Datei, die der Steuerberater in DATEV einliest.
• Stammdaten exportieren — die Debitorenliste: alle Kundennummern mit Namen, damit das Steuerbüro die Personenkonten anlegen kann.
• Belege exportieren — das Beleg-ZIP: die Rechnungs-PDFs und die Belege deiner Ausgaben, gesammelt für denselben Monat.

Über die Auswahl „Einnahmen" / „Ausgaben" / „Einnahmen und Ausgaben" bestimmst du, was exportiert wird — sie gilt für die EXTF-Datei und für das Beleg-ZIP. Fehlt diese Auswahl auf deiner Instanz, ist das Update vom 25.08.2026 dort noch nicht eingespielt.

2. Einmalige Einrichtung

2.1 DATEV-Stammdaten in den Einstellungen

Unter Einstellungen (nur Administratoren), Bereich DATEV, hinterlegst du die Werte, die in den Dateikopf jeder EXTF-Datei geschrieben werden. Alle Nummern bekommst du von deinem Steuerberater:

• Beraternummer — die DATEV-Nummer des Steuerbüros (Bereich 1001–9999999).
• Mandantennummer — deine Nummer bei diesem Steuerbüro (Bereich 1–99999).
• WJ-Beginn — der Beginn deines Wirtschaftsjahres im Format JJJJMMTT, z. B. 20260101.
• Sachkontenlänge — Stellenzahl deiner Sachkonten (Standard 4). Muss exakt mit der Mandanten-Konfiguration in DATEV übereinstimmen, sonst lehnt der Import ab.
• Diktatkürzel — Kürzel des Bearbeiters in Großbuchstaben, z. B. „MM".
• Padding für Kundenkonten — auf wie viele Stellen die Kundennummer in der Debitorennummer aufgefüllt wird (Standard 4, siehe Abschnitt 7). Nur nach Absprache mit dem Steuerberater ändern.
• Gegenkonto Ausgaben — das Sachkonto (z. B. Bank oder Kasse), gegen das deine Ausgabebuchungen gebucht werden. Ohne diesen Wert meldet der Ausgaben-Export einen Fehler. Beachte: Es gibt ein Gegenkonto für alle Ausgaben, unabhängig von der Zahlart — welches Konto hier sinnvoll ist (Bank, Kasse oder ein Verrechnungskonto), entscheidet dein Steuerberater.

2.2 Buchungskonten anlegen

Unter Stammdaten → Buchungskonten (DATEV) (nur Administratoren) pflegst du die Sachkonten, auf die gebucht wird. Jedes Konto hat eine Kontonummer, eine Beschreibung und einen Kontotyp:

• Typ „Einnahmen" — Erlöskonten, die du an deine Leistungen hängst. Typische Beispiele (SKR03): 8300 „Umsätze 7 %", 8400 „Umsätze 19 %".
• Typ „Ausgaben" — Aufwandskonten für deine Eingangsbelege, z. B. 2121 „Büromaterial", 2122 „Sonstige Ausgaben".

Welche Kontonummern du anlegst, stimmst du mit dem Steuerbüro ab — es kommt auf dessen Kontenrahmen (SKR03/SKR04) an. Lege lieber wenige, klar getrennte Konten an; der Steuerberater kann in DATEV weiter differenzieren.

2.3 Konten zuweisen

• Jede Leistung bekommt unter Stammdaten → Leistungen im Feld „Buchungskonto (DATEV)" ihr Erlöskonto. Fehlt es, meldet der Export „Buchungskonto für Leistung X nicht angegeben."
• Freie Rechnungspositionen (Flex-Positionen ohne hinterlegte Leistung) tragen ihr Buchungskonto direkt an der Position — du wählst es beim Anlegen der Position.
• Ausgaben bekommen ihr Aufwandskonto beim Erfassen im Eingangsbeleg-Formular (Abschnitt 3); dort stehen nur Konten vom Typ „Ausgaben" zur Wahl.

3. Laufend: Ausgaben erfassen

Deine Betriebsausgaben erfasst du unter Finanzen → Eingangsbelege (Zahlungsausgänge; ab Rolle BackOffice, per Einstellung freischaltbar):

• Elektronische Rechnung einlesen: Eine E-Rechnung (ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML) kannst du oben hochladen — sie wird validiert, Betrag, Steuer und Betreff werden automatisch in das Formular übernommen, die Datei wird gleich als Beleg gespeichert.
• Felder: Buchungsdatum, Zahlart, Buchungsbetrag und enthaltene USt. (beides positiv eingeben; negativ nur für Gutschriften, die du von einem Lieferanten erhältst), Buchungskonto (für den DATEV-Export erforderlich), Buchungstext und optional ein Beleg (PDF, JPG oder PNG).
• Stornieren: In der Liste der Ausgangsbuchungen storniert das Papierkorb-Symbol eine Buchung. Es entsteht automatisch eine Stornobuchung (Gegenbuchung mit umgekehrtem Vorzeichen) — beide erscheinen im DATEV-Export, damit auch beim Steuerberater beides gebucht wird. Eine falsch erfasste Ausgabe korrigierst du also per Storno und Neuerfassung.

Zahlungen, die zu einer Rechnung oder Gutschrift gehören (Zahlungseingänge, Gutschriftsauszahlungen), sind keine Ausgaben in diesem Sinn — sie werden über die Rechnungen abgebildet und tauchen im Ausgaben-Export bewusst nicht auf.

4. Der Monatsexport Schritt für Schritt

1. Öffne Finanzen → DATEV Export.
2. Wähle Monat und Jahr.
3. Wähle den Umfang: Einnahmen (nur Rechnungen), Ausgaben (nur Eingangsbelege) oder Einnahmen und Ausgaben.
4. Klicke „EXTF-Datei exportieren" — die CSV wird heruntergeladen. Meldet der Export Fehler (Abschnitt 8), behebe sie und exportiere erneut.
5. Klicke „Belege exportieren" — das ZIP mit den zugehörigen Belegen wird heruntergeladen.
6. Beim ersten Mal (und bei neuen Kunden auf Wunsch des Steuerbüros): „Stammdaten exportieren" für die Debitorenliste.
7. Sende EXTF-Datei und Beleg-ZIP an dein Steuerbüro.

Der Haken „Fehler beim Export ignorieren" erzwingt den Download trotz gemeldeter Fehler: Betroffene Buchungszeilen haben dann z. B. ein leeres Konto, das du (oder das Steuerbüro) von Hand in der CSV nachträgst. Nutze das nur als Notlösung — sauber ist, die Ursache zu beheben.

5. Was in der EXTF-Datei steht

Einnahmen: Je Rechnungsposition entsteht eine Buchungszeile mit dem Bruttobetrag: Erlöskonto der Leistung im Haben gegen das Debitorenkonto des Kunden; Belegdatum ist das Rechnungsdatum, Belegfeld 1 die Rechnungsnummer, Buchungstext der Leistungsname, dazu das Länderkürzel des Kunden. Berücksichtigt werden offene, teilbezahlte, bezahlte und stornierte Rechnungen sowie Korrekturrechnungen — Korrekturen stehen mit ihrem negativen Betrag im Soll, so heben sich Storno und Original beim Steuerberater sauber auf.

Ausgaben: Je Ausgabebuchung entsteht eine Zeile: Aufwandskonto im Soll gegen das „Gegenkonto Ausgaben" aus den Einstellungen; Belegdatum ist das Buchungsdatum, Belegfeld 1 die Buchungsreferenz „A-Nummer", Buchungstext dein erfasster Text. Stornobuchungen erscheinen automatisch mit umgekehrtem Vorzeichen (im Haben); sie übernehmen das Aufwandskonto der stornierten Buchung.

Außerdem gut zu wissen:

• Positionen und Buchungen mit Betrag 0 werden nicht exportiert — DATEV akzeptiert keine Null-Umsätze.
• Semikolons und Zeilenumbrüche in Leistungsnamen und Buchungstexten werden automatisch bereinigt (der Buchungstext ist DATEV-seitig auf 60 Zeichen begrenzt).
• Der Dateikopf trägt deine DATEV-Stammdaten, den Zeitraum (Monatsanfang bis letzter Belegtag) und das Kennzeichen Festschreibung — importierte Buchungen gelten als festgeschrieben.
• Der Dateiname nennt Monat und Umfang, z. B. EXTF_2026-08-einnahmen-ausgaben-…csv.
• Das Kassenbuch selbst ist bewusst nicht Teil des DATEV-Exports: Es verwaltet den Bestand deiner Kasse und geht per CSV-Export ans Steuerbüro. Hast du einen Kassenbuch-Eintrag auf eine Rechnung gebucht (seit 26.08.2026 möglich), ist die daraus entstandene Zahlung aber sehr wohl im Buchungsstapel — als ganz normale Zahlung an dieser Rechnung. Details auf der Seite „Kassenbuch" in diesem Kapitel.

6. Das Beleg-ZIP im Detail

• Bei Einnahmen enthält es die Rechnungs-PDFs des Monats — auch die stornierter Rechnungen, denn deren Buchungen stehen ja im Buchungsstapel.
• Bei Ausgaben enthält es die beim Erfassen hochgeladenen Belege. Die Dateien heißen „A-Nummer_Dateiname" — dieselbe Nummer wie im Belegfeld 1 der EXTF-Datei. So findet das Steuerbüro zu jeder Buchung sofort den Beleg.
• Ausgaben ohne hochgeladenen Beleg fehlen im ZIP (der Beleg ist beim Erfassen optional); die Buchung selbst steht trotzdem in der EXTF-Datei.

7. Der Stammdaten-Export (Debitoren)

Die CSV enthält zwei Spalten: Kundennummer;Name — für jeden Kontakt. Die Debitorennummer wird aus einer führenden „1" und der Kontaktnummer (der ID aus der Kundenliste) gebildet, aufgefüllt auf die eingestellte Stellenzahl („Padding für Kundenkonten", Standard 4): Kontakt 17 wird also zu 10017. Genau diese Nummern stehen auch als Gegenkonto in den Einnahmen-Buchungen — das Steuerbüro legt damit die Personenkonten an.

8. Fehlermeldungen und ihre Lösung

• „Buchungskonto für Leistung X nicht angegeben." — Der Leistung unter Stammdaten → Leistungen ein Buchungskonto (DATEV) zuweisen, dann erneut exportieren.
• „Buchungskonto für freie Leistung X bei Kunde Y auf Rechnung Z nicht angegeben." — Die freie Position hat kein Konto; Position in der Leistungsverwaltung um das Konto ergänzen.
• „Buchungskonto für Ausgabebuchung X vom TT.MM.JJJJ nicht angegeben." — Die Ausgabe wurde ohne Konto erfasst. Storniere die Buchung und erfasse sie neu mit Konto — oder exportiere mit „Fehler ignorieren" und trage das Konto in der CSV nach.
• „Gegenkonto für Ausgaben nicht angegeben (Einstellungen, Bereich DATEV)." — Das Setting „Gegenkonto Ausgaben" ist leer (Abschnitt 2.1).
• „Länderkennzeichen für Land X nicht gefunden." — Das Land des Kunden hat in den Stammdaten (Länder) kein Kürzel hinterlegt.
• „Es wurden keine Dateien gefunden." (Belegexport) — Im gewählten Monat und Umfang gibt es keine Belege.

9. Empfohlener Ablauf am Monatsende

1. Alle Eingangsbelege des Monats erfasst? (Abschnitt 3 — am besten laufend statt gesammelt.)
2. Rechnungslauf abgeschlossen (Abo-Verlängerung, Rechnungsassistent)?
3. EXTF-Datei mit „Einnahmen und Ausgaben" exportieren, gemeldete Fehler beheben.
4. Beleg-ZIP mit derselben Auswahl exportieren.
5. Beide Dateien an das Steuerbüro senden — es importiert die EXTF-Datei als Buchungsstapel; der Zeitraum ist genau der Monat, die Buchungen kommen festgeschrieben an.