Die Stammdaten definieren, was du anbietest — sie sind das Fundament für Leistungen, Gruppen, Kurse und die Online-Buchung. Der einmalige Aufwand hier zahlt sich jeden Tag aus.

Die wichtigsten Stammdaten

▶ Video-Anleitung: S203: Stammdaten einrichten  ·  Tutorial 2: Orte, Vorlagen & Sperrzeiten  ·  Tutorial 4: Themen & Lektionen

• Steuersätze (Mehrwertsteuerraten): 19 %, 7 % und 0 % sind vorbereitet; jede Leistung bekommt ihren Steuersatz zugewiesen. Je Satz lässt sich zusätzlich ein Buchungskonto für den Steuerberater-Export hinterlegen.
• Buchungskonten: die DATEV-Konten, die du an Leistungen und Ausgabebuchungen hängst — Pflicht für einen fehlerfreien Buchungsstapel-Export.
• Leistungen: Dein Preiskatalog — so zentral, dass er eine eigene Seite hat („Leistungen anlegen").
• Abos: die Abo-Vorlagen (siehe Seite „Abonnements").
• Trainingskategorien: grobe Einordnung deines Angebots (z. B. Erziehung, Beschäftigung, Sport) — strukturiert die Auswahl in Gruppen und Kursen.
• Themen: wiederverwendbare Bausteine mit Texten und Bildern (z. B. „Welpenspielstunde", „Workshop Leinenführigkeit"). Ein Thema wird einmal gepflegt und beim Anlegen von Gruppen und Kursen immer wieder ausgewählt — kein erneutes Eintippen. Die drei Textebenen haben feste Aufgaben: Der Teaser erscheint in der öffentlichen Angebotsliste, die ausführliche Themenbeschreibung auf der Detail-/Buchungsseite, die Zusammenfassung sieht der Kunde später in seinem Kundenbereich bei der gebuchten Leistung. Bilder vor dem Hochladen auf etwa 1100 px Breite verkleinern.
• Lektionen: wiederverwendbare Stundeninhalte (z. B. „Sitz", „Platz", „Rückruf Stufe 1"), die du Themen zuordnest und an Kursterminen als „Fokus der Stunde" auswählst.
• Orte: feste Standorte und Treffpunkte, mit Adresse, Anfahrtsbeschreibung und Kartenlink — erscheinen an Terminen und in Kundenbestätigungen. Zwei Einträge sind Systemvorgaben und dürfen nicht gelöscht oder umgebaut werden: „Adresse des Kunden" und „Benutzerdefinierter Ort" (sie werden von Terminen und Anfragen intern verwendet).
• Terminarten: die Arten der Einzeltermine mit ihrer Kalenderfarbe.
• Kundengruppen: steuern u. a., wer bei der Tagesbetreuung ohne Anfrage direkt reservieren darf (typisch: Bestandskunden). Die Zuweisung erfolgt im Kundendatensatz.
• Kontaktgruppen: das vielseitigste Werkzeug — sie steuern die Sichtbarkeit und Buchbarkeit eingeschränkter Gruppen/Kurse/Termine, die Online-Tagesbetreuung (zugeordnete Leistung + Betreuungsbereich, Vorlaufzeit, Storno-Frist), Newsletter-Zielgruppen und die automatische Zuordnung bei Neuregistrierungen („Bei Neuregistrierungen automatisch hinzufügen").
• Betreuungsbereiche: die Bereiche der Tagesbetreuung (z. B. „Welpen bis 6 Monate", „Standard").
• Pensionsplätze: Areale, Unterbringungen und Plätze der Pension — je Platz Tierart und das Häkchen „Für Verfügbarkeitsanzeige im Portal ignorieren".
• Tierärzte: die Stammliste, aus der Kontakte ihren Tierarzt zugewiesen bekommen.
• Farbcodierung: Farben der Terminarten im Kalender.

Firmendaten nicht vergessen

Unter Unternehmen → Firmendaten pflegst du deinen eigenen Betrieb (Name, Anschrift, Kontakt, Bankverbindung): Diese Angaben erscheinen auf Rechnungen, im Fuß jeder System-Mail und als Platzhalter im Kundenportal. Steuerliche Angaben (Steuernummer, USt-ID, Kleinunternehmerregelung) liegen dagegen in den Einstellungen, Gruppe „Finanzen".

Achtung beim Thema Karten (Urheberrecht)

Niemals Screenshots von Google Maps oder anderen Kartendiensten hochladen — das ist urheberrechtlich riskant und ein bekannter Abmahngrund. Erlaubt und praktisch: den Karten-Link (Google Maps → Teilen → Link kopieren) im Feld „Kartenlink" des Ortes hinterlegen. Eine eigene Anfahrtsgrafik darf aus OpenStreetMap exportiert (Teilen → Bild) oder selbst gezeichnet sein.