Die häufigsten Fragen aus dem Betrieb — jeweils mit der Ursache und dem Weg zur Lösung. Nutze auch die Suche oben: Alle Anleitungsseiten sind im Volltext durchsuchbar.

Buchen & Freischalten

• „Mein Kunde kann sich anmelden, aber nichts buchen." Ihm fehlt die Buchungsfreigabe: Kontakt öffnen → Accountverwaltung → Häkchen „Für Buchungen freigeschaltet" setzen. Offene Fälle sammelt das Dashboard-Feld „FREISCHALTUNG". Dauerhaft automatisch: Einstellung „Automatische Buchungsfreigabe".
• „Der Kunde sagt, er habe nie eine Bestätigungsmail bekommen." Dashboard-Feld „VALIDIERUNG" prüfen — dort stehen unvollständige Registrierungen. Kunden an den Spam-Ordner erinnern; alternativ den Kontakt öffnen, Daten kontrollieren und speichern (das validiert manuell).
• „Kunde kann einen Gruppentermin nicht buchen." Der Reihe nach: angemeldet? freigeschaltet? Tier registriert? Anmeldeschluss (Standard 48 Stunden vorher) noch nicht überschritten? Termin nicht voll? Gruppe per Kontaktgruppe eingeschränkt — und fehlt dem Kunden dort das Häkchen „Buchung freigeschaltet"? Die Meldung auf der Buchungsseite benennt den Grund.
• „Ein Kunde soll die Gruppe sehen, aber nicht buchen können." Genau dafür gibt es die Trennung: Kontaktgruppe verknüpfen, aber „Buchung freigeschaltet" weglassen — der Kunde sieht dann die Kontakt-Aufforderung statt des Buchen-Buttons.
• „Der Kunde will online stornieren, es geht nicht." Frist überschritten (Gruppen/Tagesbetreuung: Stunden vor dem Termin; Kurse: festes Datum), Storno je Buchung blockiert (Dauerbucher), oder es ist eine Pensionsbuchung (Pension storniert nur das Büro). Du selbst kannst immer stornieren — das Kontingent wird zurückgegeben, bei abgerechneten Positionen entsteht automatisch eine Gutschrift.

Abo, Stempelkarte, Rechnung

• „Der Kunde hat ein Abo, trotzdem wurde auf Rechnung gebucht." Die vier Klassiker: (1) Die Abo-Verlängerung für den Monat des Termins wurde noch nicht durchgeführt. (2) Das Abo läuft auf ein anderes Tier — Abos sind hundegebunden. (3) Die Abo-Leistung stimmt nicht mit der Gruppen-/Betreuungs-Leistung überein. (4) Das Monatskontingent ist erschöpft. Ausführlich: Seite „Abo, Stempelkarte oder Rechnung?".
• „Die Stempelkarte wird nicht abgestempelt." Karte lautet auf eine andere Leistung, ist abgelaufen oder leer — oder das Abo hat Vorrang. Kartenstand und Historie: Multipass-Verwaltung → Karte öffnen.
• „Die Buchung wurde komplett abgelehnt: ‚Es konnte keine passende Zahlungsmethode gefunden werden.'" Abo/Karte decken nicht, und die Einzelbuchung ist an dieser Gruppe deaktiviert. Einzelbuchung aktivieren oder dem Kunden Abo/Karte geben.
• „Warum kann der Kunde keine Karte online kaufen?" Das Häkchen „Für Direktbuchung im Kundenbereich freischalten" fehlt an der Karten-Leistung — oder der Kunde besitzt bereits eine ungenutzte gültige Karte derselben Leistung (Duplikatschutz).
• „Es wurde doppelt abgebucht / der Zähler stimmt nicht." Karte bzw. Abo öffnen und die Neuberechnung ausführen — der Verbrauch wird aus den tatsächlichen Buchungen frisch ermittelt. Korrekturen dann per Leerbuchung/Nachbuchung.

Rechnungen & Zahlungen

• „Ich kann die Rechnung nicht mehr ändern." Sie ist abgeschlossen — das ist gewollt (feste Nummer, festes PDF). Korrektur über Einzelpositions-Gutschrift oder Storno mit Korrekturrechnung.
• „Rechnung stornieren geht nicht." Für eine Position existiert bereits eine Gutschrift — dann laut Systemhinweis eine Gutschrift in der gewünschten Resthöhe erstellen und verbuchen statt des Vollstornos.
• „Zahlung lässt sich nicht buchen." Überbuchungsschutz: Der Betrag übersteigt den offenen Rest. Betrag prüfen; Überzahlungen als separate Buchung auf einer weiteren Rechnung oder als Guthaben-Absprache behandeln.
• „Der Bankabgleich ordnet eine Überweisung nicht zu." Er bucht nur bei exaktem Betrag und Rechnungsnummer im Verwendungszweck, und nur bei genau einem Treffer. Sammelüberweisungen mehrerer Rechnungen bucht er nie — solche Zahlungen manuell erfassen. Bei zurückgerufenen Lastschriften: Zahlung manuell stornieren.
• „Kunde sieht seine Rechnung nicht im Portal." Rechnung noch im Entwurf, Rechnungsdatum vor dem Stichtag „Rechnungen anzeigen ab…", oder der Reiter „Rechnungen" ist im Kundenbereich deaktiviert.
• „DATEV-Export meldet ein fehlendes Buchungskonto." Der betroffenen Leistung unter Stammdaten → Leistungen ein Buchungskonto (DATEV) zuweisen und erneut exportieren.

Betreuung

• „Kunde sieht keine Tagesbetreuungs-Buchung." Seiner Kontaktgruppe fehlen Betreuungs-Leistung und -Bereich, der Wochentag ist an der Leistung deaktiviert, Vorlauf-/Vorausbuchungsfenster passt nicht, oder das Tageslimit ist erreicht („Es sind keine freien Plätze mehr verfügbar.").
• „Reservierung wird sofort bestätigt statt als Anfrage (oder umgekehrt)." Das steuert die Kundengruppe des Kunden (Direktreservierung ja/nein) — nicht die Kontaktgruppe.
• „Check-out geht nicht." Erst einchecken — Check-out ist nur nach erfolgtem Check-in möglich.
• „Pensionsrechnung lässt sich nicht automatisch erstellen." Der Aufenthalt muss mindestens 2 Tage umfassen; außerdem müssen die drei Pflicht-Leistungen (Bringtag, Abholtag, Standardtag) gesetzt sein.

Termine & Kalender

• „Kunden sehen nur einen Teil der angelegten Gruppentermine." Fast immer das Anzeigelimit (Einstellungen, Gruppe „Gruppen", Standard 60 Tage): Termine weiter in der Zukunft sind angelegt, werden aber noch nicht angezeigt. Das ist meist gewollt — wer ein ganzes Jahr buchbar macht, muss bei Ausfällen auch ein ganzes Jahr rückabwickeln.
• „Eine Terminfreigabe erscheint nicht im Portal." Anzeigefenster prüfen (Anzeigen ab/bis, „Anzeigelimit buchbare Termine"), Leistungen am Termin hinterlegt? Kontaktgruppen-Einschränkung? Bereits reserviert (dann ist der Slot für andere unsichtbar)?
• „Terminserie legt Termine in den Urlaub." Sperrzeiten pflegen — und beim Anlegen der Serie das Häkchen „Sperrzeiten … ignorieren" NICHT setzen.
• „Ein Wartelisten-Kunde ist nicht nachgerückt." Automatisches Nachrücken braucht das Gruppen-Häkchen „Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen"; sonst rückst du manuell nach. Wartelisten-Einträge nach dem Termin generell manuell austragen.

E-Mails

• „Ein Kunde bekommt keine System-Mails." Kontakt: „Benachrichtigungen sind aktiv" prüfen; zufällig generierte E-Mail-Adressen (interne Anlage) erhalten nie Mails. In Test-/Demo-Installationen ist der Versand komplett deaktiviert.
• „Was wurde wann verschickt?" Alle versendeten Mails liegen im Archiv-Postfach — Zugang steht in den Einstellungen beim E-Mail-Versand.
• „Kommen automatische Zahlungs- oder Impf-Erinnerungen?" Nein, bewusst nicht. Zahlungserinnerung und Mahnung verschickst du je Rechnung; Impf-Fälligkeiten zeigt der Ampel-Bericht.

Verwaltung

• „Ich habe ein neues Logo hochgeladen, sehe aber noch das alte." Der Browser zeigt das alte Bild aus seinem Zwischenspeicher. Seite mit gedrückter Umschalt-Taste neu laden (Shift + Neuladen; Mac: cmd + Shift + R) — dann erscheint das neue Logo.
• „Leistung/Gruppe/Tier lässt sich nicht löschen." Es bestehen Verknüpfungen (Buchungen, Vorbelegungen). Der richtige Weg ist Archivieren — die Historie bleibt erhalten.
• „Eine Leistung soll in eine andere Kategorie." Die Leistungsart ist nach dem Anlegen fix — neu anlegen, alte archivieren.
• „Mitarbeiterin soll Rechnungen schreiben, aber keine Firmenzahlen sehen." Rolle „BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung)" zuweisen und die Detailrechte in den Einstellungen („Berechtigungskonfiguration für BackOffice-Rolle") anpassen.
• „Wie ändere ich die Rechnungsnummern?" Gar nicht — das Format (R + Jahr + Monat + laufende Nummer) ist fest und lückenlos; ebenso die Kundennummern.